人事データ化とは？中小企業が採用・定着を数字で判断する進め方

「応募は集まっているが、採用活動が順調なのか判断できない」「社員が辞めても、原因がよく分からない」。こうした悩みを抱える中小企業は少なくありません。

採用や配置、育成、定着に関する情報が担当者の記憶や複数のExcelに分散していると、経営者から状況を聞かれても、数字をもとに説明するのが難しくなります。担当者が代わった途端、それまでの経緯や判断基準が分からなくなることもあります。

人事データ化とは、応募者数や採用数、定着率、面談記録などの情報を継続的に記録し、人事施策の判断に使える状態へ整えることです。高額な人事システムを導入したり、最初から高度な分析を始めたりする必要はありません。

この記事では、中小企業が最初にデータ化したい3つの領域、確認すべき人事指標、Excelで始める手順、個人情報を扱う際の注意点を解説します。

人事データ化とは

人事データ化とは、採用や配置、育成、評価、定着に関する情報を記録・整理し、人事施策の検討や効果検証に活用できるようにすることです。

社員名簿をExcelへ入力するだけでは、人事データ化ができたとはいえません。記録した情報を比較し、課題を見つけ、次の施策を決めるところまで含まれます。

たとえば、求人媒体ごとの応募数だけを記録していても、どの媒体が採用につながっているかは分かりません。書類選考通過数、内定数、入社数、入社後の定着状況まで確認することで、初めて媒体の費用対効果を判断できます。

関連記事：人事データ活用とは？BIツールで実現する分析・見える化の進め方

中小企業が人事データ化に取り組むメリット

社員数が少ない会社では「社員のことは分かっているから、わざわざデータにする必要はない」と考えることがあります。しかし、少人数の会社ほど人事業務を一人または数人で担当することが多く、情報が属人化しやすい傾向があります。

人事情報を継続して記録すると、次のような判断がしやすくなります。

• 成果につながっている採用経路へ予算を配分する
• 選考辞退が多い段階を見つけて改善する
• 早期離職が多い部署や職種を確認する
• 面談がしばらく実施されていない社員を把握する
• 採用や人材育成の施策を実施前後で比較する

人事データ化の目的は、経験や現場の感覚を否定することではありません。数字で状況を確認したうえで、社員との対話や現場の事情も踏まえて判断することが大切です。

関連記事：ピープルアナリティクスとは？AIを活用した人材分析の進め方と企業事例

中小企業が最初にデータ化したい3つの領域

人事に関する情報を一度にすべて集めようとすると、入力項目が増え、更新が続かなくなります。最初は、現在抱えている課題と関係が深い領域から始めましょう。

採用データ

最初に取り組みやすいのが採用データです。求人広告費や紹介手数料などの費用が発生しているため、データ化による効果も確認しやすい領域です。

最低限、以下の項目を採用経路別に記録します。

• 応募者数
• 書類選考通過者数
• 面接実施者数
• 内定者数
• 内定承諾者数
• 入社者数
• 求人広告費や紹介手数料

応募数だけで媒体を評価すると、判断を誤ることがあります。応募が多くても入社につながっていない媒体より、応募数は少なくても採用率が高い媒体のほうが、費用対効果に優れている可能性があるためです。

ただし、採用経路だけで成果を断定してはいけません。職種、勤務地、雇用形態、募集時期、給与条件なども応募数や採用率に影響します。複数の条件を確認したうえで、予算配分や求人内容の改善を検討しましょう。

定着・離職データ

採用した人材が入社後すぐに退職している場合、応募数や採用数だけを増やしても、人手不足は解消できません。採用データと定着データをつなげることで、どのような採用が入社後の活躍につながっているかを確認できます。

定着・離職に関しては、以下の項目から始めます。

• 入社日と退職日
• 入社3か月・6か月・12か月後の在籍状況
• 所属部署と職種
• 雇用形態
• 採用経路
• 本人から申告された退職理由
• 退職面談で確認できた背景

退職理由を記録する際は、本人が話した事実と、上司や人事担当者の推測を分けることが重要です。「一身上の都合」「仕事内容」「給与」「人間関係」などに分類するだけでなく、必要に応じて退職面談で背景を確認します。

なお、退職者が会社に伝えた理由が、必ずしも本音とは限りません。少数の退職事例だけで原因を断定せず、部署、上司、職種、在籍期間なども含めて傾向を確認しましょう。

関連記事：若手が辞める会社の共通点とは？早期離職の原因と中小企業が実践したい5つの定着対策

配置・育成データ

三つ目は、社員の配属や異動、面談、研修に関するデータです。これらの情報を記録すると、特定の管理職だけが社員の状況を把握している状態を防ぎやすくなります。

最初から細かいスキルや経歴をすべて登録する必要はありません。まずは、次の項目を記録します。

• 入社日と所属部署
• 配属・異動の履歴
• 1on1や人事面談の実施日
• 研修の受講履歴
• 次回までに確認する事項

面談内容を一言一句残すのではなく「次回確認すること」「会社側が対応すること」など、業務上必要な情報に絞るのがポイントです。担当者が代わっても、前回の経緯を確認したうえで社員をフォローできるようになります。

【無料】採用・育成・評価を一気通貫で支援する適性検査ツール「ツムイトHR」はこちら

人事データ化で確認したい主な指標

データを集めても、比較する指標が決まっていなければ、施策の良し悪しを判断できません。中小企業が最初に確認したい主な指標は以下のとおりです。

計算方法と集計対象は、社内で統一しておきましょう。たとえば、同じ人が複数の求人へ応募した場合に応募者数を一人と数えるのか、応募件数として数えるのかによって、結果が変わります。

また、社員数や採用数が少ない会社では、一人の入退社によって比率が大きく動きます。単月の数字だけで判断せず、半年や1年単位の推移、実際に起きた出来事、現場の声もあわせて確認することが大切です。

人事データ化を始める5つの手順

1．解決したい人事課題を決める

最初に「応募が集まらない」「内定辞退が多い」「若手社員が定着しない」など、現在の課題を一つ決めます。目的が曖昧なまま項目を増やすと、入力作業だけが残ってしまいます。

2．判断に必要な項目を選ぶ

課題を確認するために必要な項目だけを選びます。たとえば、採用経路を見直したい場合は、経路別の応募数、選考通過数、入社数、採用費が必要です。

「この項目を確認して、何を決めるのか」を説明できない情報は、最初から集めないという考え方も必要です。

3．項目の定義を統一する

応募者数、採用費、退職理由などの定義を決めます。担当者によって数え方や分類方法が異なると、過去の数字と比較できません。

入力ルールは、担当者が確認できる場所に残します。項目名だけでなく「いつ」「誰が」「どの情報をもとに」更新するのかまで決めておくと、担当者が代わっても運用を続けやすくなります。

4．入力するタイミングを業務に組み込む

情報を後からまとめて入力しようとすると、記録漏れが起きやすくなります。

• 応募があったら採用管理表を更新する
• 面接終了後に選考結果を入力する
• 1on1終了後に次回の確認事項を残す
• 退職手続きとあわせて退職理由を記録する

このように、既存業務の完了条件に入力作業を含めると、更新を習慣化しやすくなります。

5．月に一度、数字を確認する

人事データは、保存するだけでは改善につながりません。月に一度でもよいので、前月や前年と比較し、変化を確認します。

たとえば、書類選考通過率が下がった場合は、応募者の質だけでなく、求人内容、採用ターゲット、選考基準が適切かを確認します。内定承諾率が下がっている場合は、条件面、選考スピード、面接時の情報提供などに課題がないかを検討します。

人事データを集め、課題を確認し、施策を実施する。その結果を再び数字で確かめる。この流れを繰り返すことで、自社に合った採用・育成・定着の方法が見えてきます。

人事データ化を続ける3つのポイント

入力項目を増やしすぎない

管理項目が多いほど詳しい分析ができるとは限りません。入力負担が増えて更新されなくなれば、データの正確性も失われます。

最初は、現在の判断に必要な項目だけに絞りましょう。新たな課題が見つかった段階で、必要な項目を追加すれば十分です。

元になるデータを一つにする

同じ社員情報を複数のExcelで管理すると、どのファイルが最新なのか分からなくなります。採用管理表、社員名簿、面談記録などを分ける場合でも、社員番号などの共通項目を設定し、同一人物の情報を確認できる状態にしておきましょう。

ただし、すべての情報を誰でも見られる一つのファイルへまとめるという意味ではありません。情報の内容に応じて閲覧権限を分ける必要があります。

入力したデータを実際の会議で使う

現場が入力しても、経営者や管理職が数字を確認しなければ、記録する意味を感じられません。

採用会議で経路別の入社率を確認する、管理職会議で面談実施状況を確認するなど、データを実際の意思決定に使いましょう。「記録した情報が施策に反映されている」と分かれば、入力も続きやすくなります。

1on1記録や社員情報を扱う際の注意点

社員情報や1on1の記録には、評価、健康状態、家庭事情、人間関係、キャリア上の悩みなどが含まれる場合があります。人事データ化を進める際は、情報を集めるだけでなく、適切に管理する仕組みも必要です。

• 情報を収集・利用する目的を明確にする
• 業務上必要のない情報は記録しない
• 本人の発言と記録者の所見を区別する
• 閲覧できる担当者を限定する
• ファイルやシステムのアクセス権限を設定する
• 保存期間と削除方法を決める
• 利用目的を社員へ説明する

1on1で話した内容をすべて人事評価へ利用すると、社員が本音を話しにくくなる可能性があります。面談の目的、記録する範囲、誰が閲覧するのかを事前に整理しておきましょう。

また、氏名付きの社員情報や面談記録を、会社が利用を認めていない外部の生成AIへ入力することは避ける必要があります。AIを利用する場合も、入力してよい情報、利用環境、閲覧権限、保存方針を決めたうえで運用します。

Excelから人事システムへ移行する目安

人事データ化はExcelからでも始められます。ただし、社員数や扱う情報が増えると、Excelによる管理が負担になることがあります。

次のような状況が増えたら、人事システムへの移行を検討するタイミングです。

• 複数人が同じファイルを更新するようになった
• 採用、社員、面談情報が別々のファイルに分散している
• 同じ情報を複数のファイルへ転記している
• どのファイルが最新版なのか分からなくなる
• 毎月の集計やグラフ作成に時間がかかる
• 閲覧権限を細かく設定できない
• 過去データとの比較が難しい

人事データ化に関するよくある質問

Excelでも人事データ化はできますか？

Excelでも始められます。採用経路別の応募数や採用数、入社後の定着状況など、管理項目が少ない段階ではExcelでも十分です。

複数人による更新、ファイル間の転記、閲覧権限の設定などが負担になったら、人事システムへの移行を検討しましょう。

どのくらいの期間で効果を確認できますか？

応募数や選考通過率は、比較的早く変化を確認できます。一方、採用数が少ない会社や定着率を確認したい場合は、半年から1年以上のデータが必要になることもあります。

短期間の数字だけで結論を出さず、一定期間の推移と現場で起きていることをあわせて確認してください。

専任の人事担当者がいなくても始められますか？

専任担当者がいない会社でも始められます。兼任で運用する場合は、管理項目を絞り、既存業務の中に入力作業を組み込むことが重要です。

最初から多くの情報を集めるのではなく、採用経路別の応募数と入社数など、経営課題に直結する項目から始めましょう。

まず一つだけ記録するなら何がよいですか？

採用活動を行っている企業であれば、採用経路別の応募数と入社数がおすすめです。可能であれば、採用費も記録すると、経路ごとの採用単価を比較できます。

ただし、早期離職が課題になっている場合は、入社3か月・6か月・12か月後の在籍状況を優先してください。自社が今解決したい課題から、記録する項目を決めることが大切です。

社員から「監視されている」と思われませんか？

何のために情報を集め、誰がどのように使うのかが分からなければ、社員が不安を感じる可能性があります。

人事データ化の目的は、社員を数字だけで評価することではありません。採用方法や職場環境、育成体制を改善するために利用すること、必要以上の情報は記録しないことを説明しましょう。

まとめ

人事データ化とは、社員に関する情報をExcelやシステムへ入力するだけの取り組みではありません。採用や定着、配置、育成に関する情報を整理し、比較できる状態にしたうえで、人事施策の判断に活用することが目的です。

中小企業が最初からすべての人事情報をデータ化する必要はありません。まずは、自社が抱えている課題に合わせて、次の3領域から始めましょう。

• 採用経路別の応募数や入社数を記録する
• 入社後の定着状況と退職理由を確認する
• 配属、面談、研修の履歴を残す

数字だけですべてを判断するのではなく、社員との対話や現場の状況もあわせて確認することが重要です。継続して記録し、施策の前後を比較することで、自社に合った採用・定着・育成の方法が見えてきます。

株式会社Tsumuguでは、中小企業の採用・人事・組織づくりを支援しています。「何からデータ化すればよいか分からない」「Excelが増え、情報を管理しきれない」「集めたデータを人事施策に活かせていない」とお悩みの企業様は、お気軽にご相談ください。