「あの人にしかできない」人事を解く。属人化が止まらない会社の3つの手順

「その件は、〇〇さんしか分からない」。人事の現場で、この言葉が出てくる回数が増えていませんか。担当者が休むと業務が止まり、辞めると判断の基準ごと消える。そんな状態に、不安を感じる経営者は少なくありません。

人事の属人化は、放っておくと自然に進みます。そして気づいたときには、その人なしでは会社が回らない状態になっている。けれど、属人化は「個人の問題」ではなく「仕組みの問題」です。仕組みで解けば、特定の誰かに依存しない人事に変えられます。

この記事では、属人化が止まらなくなる構造と、属人化している仕事の見分け方、そして解いていく3つの手順を整理します。

なぜ、人事の属人化は「自然に」進んでしまうのか

まず、属人化が悪意なく進む仕組みを理解します。多くの場合、誰も悪くないのに、気づけば属人化している。これには、はっきりした悪循環があります。

1. 任せたほうが速い：詳しい人にやってもらうのが、その場では一番効率的
2. 記録する余裕がない：忙しいので、やり方を文書に残さないまま進む
3. その人しか分からなくなる：結果、判断もやり方も、その人の頭の中だけに溜まる
4. ますます任せる：他の人には分からないので、また同じ人に頼む

このループが回るほど、属人化は深まります。そして厄介なのは、短期的には「効率的」に見えることです。詳しい人に任せれば速い。だから、忙しい中小企業ほど、このループにはまりやすいのです。

ここに、属人化の罠があります。「今は回っているから問題ない」と感じてしまうのです。実際、その人がいる間は回ります。問題が表面化するのは、その人が休んだとき、辞めたとき、つまり「いなくなったとき」です。そして、そのときにはもう手遅れ。引き継ぎもできないまま、判断の基準ごと失われます。属人化のコストは、平時には見えず、いざというときに一気に表面化するのです。

属人化が特に深刻になるのが、人事という領域です。なぜなら、人事の判断には「なぜそう決めたか」という暗黙の基準が多く、それが言葉になっていないからです。「この人を昇進させるべきだ」という判断の背後にある基準は、本人すら明確に説明できないことがあります。

製造や経理の業務なら、手順書を作れば引き継げます。けれど人事は、「人を見る目」や「組織の空気の読み方」といった、言葉にしづらいものが判断に絡みます。だからこそ、意識して言語化しないと、永遠に一人の頭の中に留まり続ける。人事の属人化が、他の業務以上に根深くなりやすいのは、この「暗黙知の多さ」が理由です。逆に言えば、そこを少しでも言葉にできれば、大きな前進になります。

ここで、危険なサインを挙げておきます。一つでも当てはまったら、属人化が進んでいる証拠です。

• 特定の人が休むと、人事の動きが止まる
• 「なぜこう決めたのか」を、本人以外が説明できない
• 担当者が代わるたびに、やり方がリセットされる
• マニュアルや記録がなく、すべてが口伝えで回っている

「あの人にしかできない」が増えていませんか。まずは、何が属人化しているかを見える化することから始めてみませんか。

属人化している仕事を、3つの層で見分ける

「属人化を解こう」と言っても、何から手をつけるかが見えなければ動けません。そこで、仕事を3つの層に分けて棚卸しします。この切り分けが、属人化を解く出発点です。

仕事は、次の3つの層でできています。

• 判断の層：誰を採るか、誰を昇進させるか。最終的な意思決定
• 設計の層：採用の流れや評価の基準を、どう組み立てるか
• 作業の層：日程調整、書類作成、データ入力など、繰り返しの実務

このうち、解き方が層ごとに違います。

作業の層は、もっとも移しやすい層です。手順さえ書き出せば、誰でもできるようになります。ここは、マニュアル化・テンプレート化で一気に属人化を解けます。

設計の層は、経験が要りますが、「なぜこの流れにしているのか」を言葉にして残せば、引き継げます。設計の意図を記録することが鍵です。たとえば「面接を二段階にしているのは、一次で適性、二次で意欲を見るため」というように、手順だけでなく「なぜそうしているか」を添える。意図が分かれば、状況が変わったときに、後任者が自分で設計を見直せるようになります。手順だけ引き継いで意図を伝えないと、「なぜか分からないけど続けている作業」が増えていきます。

判断の層は、もっとも難しい層です。けれど、ここも「どういう基準で判断しているか」を言語化すれば、完全な属人化からは抜け出せます。「この基準を満たしたら昇進候補」という形で、判断の物差しを共有するのです。

ここで一つ、誤解を解いておきます。判断の層を「完全にマニュアル化する」必要はありません。人事の判断には、最後はその場の状況を踏まえた人の判断が要ります。目指すのは、判断を機械化することではなく、判断の「拠りどころ」を共有することです。物差しが共有されていれば、別の人が判断しても、大きくブレません。そのうえで、最終的な決定は人が下す。この形が現実的です。

ここで大切なのは、全部を一度に解こうとしないことです。まずは移しやすい「作業の層」から。これだけでも、担当者の負担はぐっと減り、「その人がいないと回らない」状態が和らぎます。

実際、私たちが現場で関わるときも、まず「自分がいなくても成立する業務は何割あるか」を棚卸しするところから始めます。これをやると、「実は作業の層なのに、属人化していた仕事」が驚くほど見つかります。そこから手をつけるのが、もっとも早く効果が出る道です。

属人化を解く、3つの手順

層の見分けができたら、いよいよ解いていきます。3つの手順を、順番に進めてください。

手順①：棚卸しする（何が属人化しているかを書き出す）

最初は、現状の見える化です。人事に関わる業務を、思いつく限り書き出してください。そして、それぞれに「この仕事は、自分以外の誰かができるか？」を問います。

「自分しかできない」と答えた業務が、属人化のリストです。さらに、それぞれを先ほどの3層（判断・設計・作業）に分類します。すると、「どこから解くべきか」が見えてきます。作業の層で属人化しているものから着手するのが鉄則です。

このとき、各業務に「もし自分が一週間休んだら、誰がどう困るか」を書き添えると、優先順位がさらにはっきりします。誰も困らない業務は、そもそも見直しの対象かもしれません。逆に「会社が止まる」業務は、最優先で解くべき属人化です。困りごとの大きさで並べることで、限られた時間をどこに使うべきかが見えてきます。

棚卸しは、紙でもエクセルでも構いません。大事なのは、頭の中にある「自分しかできない仕事」を、一度すべて外に出すことです。見えないものは、解けません。

このとき、「自分しかできない」と思っていた業務の多くが、実は「ただ誰にも教えていなかっただけ」だと気づくはずです。本当にその人の専門性が要る業務は、意外と少ない。多くは、手順を共有していないがゆえに属人化していただけ、というケースです。これが分かると、「解けるものから解こう」という気持ちになれます。棚卸しは、属人化を「漠然とした不安」から「対処できる課題」に変える作業でもあるのです。

手順②：型にする・記録する（やり方を外に出す）

次に、作業の層から順に、やり方を「外に出す」作業です。といっても、立派なマニュアルを作る必要はありません。

• 採用対応なら、メールのテンプレートを3つ作る
• 評価シートの集計なら、手順を箇条書きで残す
• 1on1なら、アジェンダと記録の型を決める

ポイントは、「次に別の人がやるとき、これを見ればできる」レベルにすること。完璧を目指さず、まず一度書き出して、使いながら直していけば十分です。一度型になれば、その業務はもう「あの人にしかできない」ものではなくなります。

記録を残すコツは、「やりながら書く」ことです。改めて時間を取ってマニュアルを書こうとすると、忙しさに負けて後回しになります。そうではなく、実際にその作業をするとき、手順を箇条書きにする。一度の作業のついでに残せば、特別な時間は要りません。そして、次に誰かがその作業をしたとき、つまずいた箇所を追記してもらう。こうして、型は使われながら育っていきます。最初から完璧な文書を目指すより、この「育てる」発想のほうが、中小企業では続きます。

手順③：判断の基準を言語化する（暗黙知を見える化する）

最後が、もっとも価値の高い手順です。判断の層、つまり「なぜそう決めたか」を言葉にしていきます。

これは一度では終わりません。日々の判断のたびに、「今、自分は何を基準に決めたか」を一行でも記録に残す。たとえば、ある人を昇進候補に挙げたとき、「成果だけでなく、後輩の育成に貢献していたから」と理由を残す。こうした記録を積み重ねると、判断の物差しが、組織の共有財産になっていきます。

取締役や経営者との対話で「効いた言葉」「決め手になった問い」も、意図的に記録に残す価値があります。判断の言語化は、属人化を解くと同時に、組織の判断力そのものを底上げします。

この手順は、すぐには効果が見えにくいかもしれません。けれど、半年、一年と記録が溜まると、「うちの会社は、こういう人を評価する」「こういう状況では、こう動く」という判断の型が、文章として立ち上がってきます。それは、新しく入った人事担当者にとっての、何よりの教科書になります。創業者や古参社員の頭の中にしかなかった「会社の判断のクセ」が、引き継げる資産に変わる。これが、判断の言語化がもたらす最大の価値です。

属人化の解消とは、「判断を見える化する」こと

ここまでの手順を一言でまとめます。属人化の解消とは、人の頭の中にある「判断・設計・作業」を、見える形に移すことです。

注意したいのは、これを「人を管理・監視する」話だと捉えないことです。目的は、特定の人を縛ることではありません。むしろ逆で、その人を「いないと回らない」呪縛から解放することです。属人化が解ければ、担当者は安心して休めるようになり、より価値の高い判断や設計に時間を使えるようになります。

そして、属人化の解消は、データ化と深くつながっています。判断の基準を言語化し、業務の記録を残し、社員の情報を一元化する。これらは結局、「人の頭の中にあったものを、見える形のデータにする」という同じ営みだからです。

別の見方をすれば、属人化が解けている会社とは、「情報が人ではなく仕組みに溜まっている会社」です。誰かの記憶ではなく、記録に。口伝えではなく、型に。一人の判断ではなく、共有された基準に。こうして情報の置き場所が「人」から「仕組み」へ移るほど、会社は特定の個人に揺さぶられなくなります。属人化の解消とは、突き詰めれば「情報の置き場所を移す」ことなのです。

私たちが提供している人事データ基盤「ツムイトHR」は、この「判断を見える化する」ことを支えます。採用から定着までの情報を一つの土台に集め、社員の状態や判断の履歴を、特定の人の記憶ではなく記録として残せるようにする。担当者が代わっても、これまでの経緯と基準が引き継がれる。「あの人にしかできない」を「データを見れば誰でも判断できる」へと変えていく地盤になります。

ただし、忘れてはいけないことがあります。最終的に何を判断するかは、最後まで人の仕事です。属人化を解くことは、判断を機械に丸投げすることではありません。判断の「基準」を見える化して共有することで、誰が担当しても一定の質を保てるようにする。そのうえで、最終的な意思決定は人が行う。データは、その判断を支える土台にすぎません。

「あの人にしかできない」を、「データを見れば誰でも判断できる」へ。この転換こそが、人が変わっても揺るがない、強い人事の基盤になります。

よくある質問

Q. 属人化を解くと、ベテランの価値が下がりませんか？

A. 下がりません。むしろ、ベテランの価値が「個人の中」から「組織の財産」に変わります。判断の基準を言語化できる人は、それ自体が高い能力の証です。属人化を解いた先で、ベテランはより重要な判断や、後進の育成といった、本当に価値の高い仕事に集中できるようになります。

Q. 忙しくて、マニュアル化の時間が取れません。

A. 完璧なマニュアルは要りません。まずは、もっとも頻度の高い作業ひとつだけ、箇条書きで手順を残してみてください。たとえば応募者への初動メール一つでも。「次に誰かがやるとき、これを見ればできる」レベルで十分です。一度に全部やろうとせず、一つずつが現実的です。

Q. 判断の基準を言葉にするのが難しいです。

A. 最初は誰でも難しいものです。コツは、判断した「その瞬間」に、一行でいいので理由を残すこと。「なぜこの人を選んだか」を後から思い出すのは大変ですが、決めた直後なら言葉にしやすい。日々の小さな記録の積み重ねが、やがて判断の物差しになります。

Q. 何から手をつければ、効果を実感しやすいですか？

A. 「頻度が高く、特定の人しかできない作業」からです。たとえば毎週発生する採用対応や、月次の集計作業など。頻度が高いほど、型にしたときの効果が早く・大きく出ます。効果を実感できると、属人化の解消そのものへのモチベーションが続きます。

Q. 社員が「自分の仕事を取られる」と警戒しませんか？

A. 伝え方が大切です。「あなたの仕事を奪う」のではなく、「あなたが休んでも回るようにする」「あなたがもっと重要な仕事に集中できるようにする」と伝えてください。属人化の解消は、その人を縛りから解放するもの。目的を正しく共有すれば、むしろ協力が得られます。

まとめ

人事の属人化を解くために、要点を整理します。

• 構造を知る：属人化は「任せたほうが速い→記録しない→その人しか分からない」の悪循環で自然に進む
• 3つの層で見分ける：判断・設計・作業に分け、移しやすい「作業の層」から着手する
• 3つの手順：①棚卸し → ②型にする・記録する → ③判断の基準を言語化する
• 本質は判断の見える化：人を縛るのではなく、依存から解放する

人事の属人化は、誰かが悪いわけではありません。忙しい中小企業ほど、自然と進んでしまう構造的な問題です。だからこそ、仕組みで解く。頭の中にある判断・設計・作業を、少しずつ見える形に移していく。その積み重ねが、「あの人が辞めたら終わり」という不安から、会社を解き放ちます。

一度にすべてを解く必要はありません。今週、もっとも頻度の高い作業ひとつの手順を書き出す。それだけでも、属人化はひとつ解けます。小さな一歩の積み重ねが、人が変わっても揺るがない組織をつくっていきます。

Tsumuguでは、弊社が伴走しているクライアント企業様での実例をもとに、中小企業の人事の属人化解消を、データとAIで伴走しています。「特定の人に依存していて不安」という段階からで構いません。まずは御社の人事の、何が属人化しているかを一緒に見える化するところからご相談ください。

この記事を書いた人

塔筋 大樹（とうすじ だいき）— 株式会社Tsumugu 代表

株式会社リクルートを経て、現在は株式会社アド・イーグルにて営業・人事・企画領域を執行役員として管掌。

あわせて株式会社Tsumuguの代表として、中小企業の採用・育成・評価・定着に関する人事課題に対し、データとAIを活用した伴走支援を行っている。