採用KPIとは？中小企業が見るべき4つの指標と兼任でも続く運用方法

「採用がうまくいっているのか分からない」「応募数だけを見ているけれど、本当に改善できているのか不安」──そんな悩みを抱える中小企業は少なくありません。

採用活動は、応募数や採用人数だけを追いかけても成果につながるとは限りません。重要なのは、採用プロセスを数字で見える化し、どこに課題があるのかを把握することです。

この記事では、中小企業が最低限押さえておきたい採用KPIを4つに絞って分かりやすく解説します。

「採用人数だけ追っている」状態が中小企業の採用を停滞させる

中小企業の採用でよくあるのが「今年は10名採用する」と採用人数だけを目標にしているケースです。

もちろん、採用人数を目標にすること自体は間違いではありません。ただし、採用人数はあくまで最終的な結果です。

たとえば年間10名の採用を目標にして、結果が6名だったとします。この数字だけを見ても、なぜ4名足りなかったのかは分かりません。

• そもそも応募が集まっていなかった
• 応募はあったものの、求める人材からの応募が少なかった
• 面接途中の辞退が多かった
• 内定を出しても承諾してもらえなかった

原因によって、やるべきことはまったく違います。それでも途中の数字を見ていないと「応募が少ないから求人媒体を増やそう」「採用できないから面接数を増やそう」といった判断になりがちです。

採用人数だけを見ていても、採用活動のどこを改善すればいいのかは分かりません。

そこで必要になるのが採用KPIです。応募から選考、内定、入社までの数字を追うことで、「どこで候補者が減っているのか」「何を改善すべきなのか」が見えるようになります。

中小企業の場合、最初から細かな数字をすべて管理する必要はありません。まずは採用人数につながる重要な指標に絞って確認するだけでも十分です。

採用KPIで本当に見るべき4つの数字

採用に関する数字はたくさんありますが、すべてを細かく管理しようとすると、集計するだけで手間がかかります。特に採用専任の担当者がいない中小企業では、最初から多くのKPIを設定する必要はありません。

まずは「応募者数」「選考通過率」「内定承諾率」「早期離職率」の4つを押さえておけば、採用活動のどこに課題があるのかを把握しやすくなります。

KPI 1：母集団数（応募者数）

確認する数字：一定期間に集まった応募者数やスカウト承認数など

まず確認したいのが、採用候補となる人がどれくらい集まっているかです。そもそもの応募者が少なければ、その後の面接や採用につなげることも難しくなります。

ただし、応募数は多ければ多いほど良いわけではありません。100人から応募があっても、自社が求める経験や条件と大きく離れていれば、採用担当者の負担が増えるだけです。

応募数だけでなく、「採用したい人から応募が来ているか」まで確認することが重要です。

応募が少ない場合も、すぐに求人媒体を追加するのではなく、求人票の内容や募集条件、媒体選びなどに問題がないかを確認しましょう。

KPI 2：選考通過率

確認する数字：書類選考、一次面接、二次面接、最終面接など、各選考段階の通過率

応募者が集まっているのに採用につながらない場合は、選考のどこで候補者が減っているのかを確認します。

たとえば、次のように選考段階ごとの数字を出します。

• 応募100名 → 書類通過60名（60％）
• 書類通過60名 → 一次面接通過30名（50％）
• 一次面接通過30名 → 最終面接15名（50％）
• 最終面接15名 → 内定10名（67％）

こうして分けて見ると、「書類選考で落としすぎている」「面接は通過するのに内定まで進まない」といった問題を見つけやすくなります。

また、通過率が高ければ良いとも限りません。ほとんどの応募者が選考を通過している場合は、採用基準が曖昧になっている可能性もあります。

選考通過率を見る目的は、合否の数を評価することではなく、採用プロセスのどこに課題があるのかを見つけることです。

KPI 3：内定承諾率

確認する数字：内定を出した人数のうち、実際に承諾した人の割合

最終面接までは順調なのに採用人数が増えない場合は、内定承諾率を確認します。

内定辞退が続いている場合、給与や待遇だけが原因とは限りません。選考中に仕事内容や会社の魅力を十分に伝えられていない、面接から内定までに時間がかかっている、候補者へのフォローが不足しているなど、さまざまな原因が考えられます。

内定承諾率が下がっている場合は、「なぜ選ばれなかったのか」まで振り返ることが大切です。

可能であれば、辞退理由もあわせて記録しておくと、採用条件や選考方法を見直す材料になります。

KPI 4：3ヶ月以内離職率（早期離職率）

確認する数字：入社後3ヶ月以内に退職した人数 ÷ 入社人数

採用活動は、入社してもらえば終わりではありません。予定していた人数を採用できても、早期離職が続けば、再び採用活動を行うことになります。

求人広告費や人材紹介手数料だけでなく、面接にかけた時間や入社後の教育にかかった工数も失われます。

採用人数と早期離職率をセットで見ることで、「何人採用できたか」だけでは分からない採用の質が見えてきます。

早期離職が続いている場合は、採用時の見極めだけでなく、求人情報と実際の仕事内容にギャップがなかったか、配属後のフォローに問題がなかったかまで確認する必要があります。

4つのKPIの目標値はどう決める？

ここまで4つのKPIを紹介しましたが、「それぞれ何％を目標にすればいいのか」と迷う企業もあるでしょう。

採用KPIは、業界や職種、採用するポジション、企業規模などによって大きく変わります。そのため、「選考通過率は○％以上」といった一律の数字をそのまま自社の目標にする必要はありません。

まず基準にしたいのが、自社の過去実績です。

たとえば、これまで一次面接の通過率が20％前後だったのであれば、採用基準や求人内容を見直したあとに数字がどう変化したのかを確認します。業界平均と比べるよりも、まずは自社の数字が改善しているかを見るほうが実際の採用活動には役立ちます。

もう一つ重要なのが、採用目標から逆算することです。

たとえば年間10名を採用したい場合、内定承諾率が50％なら20名への内定が必要です。さらに、最終面接から内定に至る割合や、その前の面接通過率をさかのぼっていけば、必要な応募者数も見えてきます。

「年間10名採用する」という最終目標から逆算すると、各段階で何人必要なのかが具体的になります。

業界平均は、自社の数字が大きく外れていないかを確認する参考値として使う程度で構いません。まずは「採用目標から逆算した数字」と「自社の過去実績」の2つを基準にすると、中小企業でも無理なくKPIを設定できます。

そして、設定したKPIは一度決めて終わりではありません。月に1回でも数字を確認し、前月から何が変わったのか、その原因は何かを振り返ることが大切です。

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KPI設計の前に決める「採用ファネル」の4段階

採用KPIを見るときは、それぞれの数字を個別に見るのではなく、候補者が入社するまでの流れに沿って整理すると分かりやすくなります。

この流れを表したものが「採用ファネル」です。この記事では、中小企業でも管理しやすいように、「認知」「応募」「選考」「入社・定着」の4段階に分けて考えます。

採用がうまくいかないと「応募が少ない」「採用人数が足りない」と結果だけを見てしまいがちですが、どの段階に問題があるのかによって、取るべき対策は変わります。

採用ファネルの4段階

採用ファネルで考えると改善すべき場所が分かる

採用ファネルを作るメリットは、「採用できない」という結果だけでなく、どこで候補者が減っているのかを確認できることです。

たとえば、求人の表示回数そのものが少ないのであれば、求人媒体の選び方や露出を見直す必要があります。一方、求人は見られているのに応募されていないのであれば、媒体を増やすよりも求人内容や募集条件を見直したほうがよいでしょう。

同じように、応募後の数字を見ることで対策も変わります。

• 認知が少ない：求人媒体や掲載方法、採用広報を見直す
• 応募につながらない：求人票や募集条件、応募方法を見直す
• 選考途中で減っている：選考期間や面接内容、採用基準を見直す
• 内定辞退や早期離職が多い：候補者へのフォローや入社後の受け入れ体制を見直す

特に注意したいのが、応募数だけを見て求人媒体を追加することです。認知は十分に取れているのに応募率が低いのであれば、媒体を増やしても同じことが繰り返される可能性があります。

採用ファネルを見れば、「もっと応募を増やす」ではなく、「まずどこを改善するべきか」を数字をもとに判断できます。

KPIを設定する目的は、数字を細かく管理することではありません。採用活動のどこに問題があるのかを見つけ、次の施策を決めやすくすることが大切です。

媒体ごとの採用効果をKPIで比較する

複数の求人媒体を利用している場合は、全体の応募数や採用人数だけでなく、「どの媒体から応募があり、何人採用できたのか」まで分けて確認しましょう。

たとえば、A媒体から30件、B媒体から10件の応募があれば、一見するとA媒体のほうが成果を出しているように見えます。しかし、実際の採用人数や定着率まで見ると評価が逆転することもあります。

媒体ごとに確認したい数字

中小企業であれば、まずはこの程度の数字から始めれば十分です。

応募単価だけで求人媒体を評価しない

求人媒体を比較するときに注意したいのが、CPA（応募単価）だけで良し悪しを判断することです。

たとえば、A媒体の応募単価が5,000円、B媒体が10,000円なら、A媒体のほうが効率よく見えます。しかし、A媒体から20人応募して採用が1人、B媒体から10人応募して3人採用できたのであれば、採用という目的に対する評価は変わります。

さらに、採用後すぐに退職してしまえば、もう一度採用活動が必要になります。応募単価が多少高くても、自社に合う人材を採用でき、その後も定着している媒体のほうが結果的に費用を抑えられる場合があります。

「応募を安く集められたか」ではなく、「採用・定着までつながったか」で媒体を比較することが大切です。

媒体ごとの数字を継続して記録しておけば、次回の採用でどこに予算をかけるべきかも判断しやすくなります。

兼任担当者でも続けやすいKPI運用の3つのコツ

中小企業では、人事担当者が採用だけを担当しているとは限りません。労務や教育、評価制度などを兼任していたり、総務担当者が採用まで担当していたりする会社もあります。

そのような状況で細かなKPIを毎日集計しても、長くは続きません。大切なのは、細かく管理することよりも、無理なく数字を確認できる状態を作ることです。

コツ1：まずは月1回の確認から始める

採用KPIを導入したからといって、最初から毎日数字を確認する必要はありません。

特に採用人数がそれほど多くない中小企業では、1日単位や1週間単位では数字の変動が大きく、比較しても判断しにくい場合があります。

まずは月に1回、前月の数字をまとめて振り返るところから始めてみましょう。

• 月初に前月のKPIを集計する
• 前月や過去の数字と比較する
• 数字が変化した理由を確認する
• 翌月に改善することを決める

毎月同じタイミングで数字を見るだけでも、「なんとなく採用する」状態から抜け出しやすくなります。

コツ2：入力と集計の手間をできるだけ減らす

KPI運用が続かなくなる原因の一つが、集計そのものに時間がかかることです。

求人媒体ごとに管理画面を開き、応募者数を確認してExcelに転記し、さらに選考状況を調べる。毎月この作業を一から行っていれば、担当者の負担は大きくなります。

最初はスプレッドシートでも構わないので、入力する項目や集計方法を決めておきましょう。ATS（採用管理システム）などを利用している場合は、自動集計できる数字を活用します。

• 記録する項目を固定する
• 媒体名や選考ステータスの入力方法を統一する
• 計算式を設定して自動で集計できるようにする
• 毎月同じフォーマットで確認する

KPIは集計することが目的ではありません。数字を見て、次に何を変えるかを考えるためのものです。

コツ3：経営者に共有する数字を絞る

採用担当者が細かな数字を把握していても、それをすべて経営者に共有する必要はありません。

数字が多すぎると、結局「今月の採用は良かったのか」「何を改善するのか」が分かりにくくなります。

経営者への共有資料は1ページ程度にまとめ、次のような内容に絞ると確認しやすくなります。

• 主要な採用KPIと前月からの変化
• 採用ファネルで問題が起きている箇所
• 媒体ごとの応募数・採用数・採用単価
• 数字が変化した理由
• 翌月に実施すること

特に重要なのは、数字だけを報告して終わらせないことです。

「応募数が30件から20件に減りました」だけではなく、「求人の表示回数が減っているため、来月は掲載方法を見直します」というところまでセットにすると、経営者も判断しやすくなります。

月1回の振り返りを習慣にする

KPI運用では、立派なレポートを作ることよりも、毎月振り返る習慣を作ることのほうが重要です。

最初から完璧なKPI管理を目指す必要はありません。採用人数が少ない企業であれば、月1回でも十分に変化を追えます。

「毎日細かく見る」よりも、「毎月必ず見る」。兼任担当者がKPI運用を続けるなら、このくらいのルールから始めるほうが現実的です。

KPIをダッシュボードで見える化する

採用KPIは、設定するだけでは意味がありません。数字を定期的に確認し、採用活動の改善につなげる仕組みが必要です。

Tsumuguが企業の採用を支援する中でも、「データはあるものの、十分に活用できていない」というケースは少なくありません。

たとえば、ATSに応募者データは蓄積されているものの、定期的に数字を確認していない。Excelで毎月集計しているため、資料を作るだけで時間がかかる。求人媒体ごとにレポートの形式が異なり、横並びで比較できないといったケースです。

こうした状態を改善する方法の一つが、採用ダッシュボードでKPIをまとめて確認できるようにすることです。

ダッシュボードで確認したい項目

• 主要な採用KPI（応募数・選考通過率・内定承諾率・3ヶ月以内離職率など）
• 応募から入社までの採用ファネルと前月比
• 求人媒体ごとのCPA・CPI・ROI
• 内定者・入社者の状況
• 採用目標に対する進捗状況

すべての数字を並べる必要はありません。「この数字が変わったら、次の行動を変える」というKPIを優先して表示することがポイントです。

たとえば応募数が減っていれば求人媒体や求人内容を見直し、一次面接の通過率が下がっていれば応募者の質や採用基準を確認します。内定承諾率が低ければ、条件面や選考中のコミュニケーションを見直すといった具合です。

採用データを一元管理する「ツムイトHR」

採用データを活用するうえで意外と負担になるのが、数字を集めて資料にまとめる作業です。

Tsumuguでは、この集計作業に時間をかけるのではなく、採用担当者が改善策を考えることに時間を使えるよう、人事ダッシュボード「ツムイトHR」を無料で提供しています。

ツムイトHRでは、採用ROIや採用ファネル、定着状況、求人媒体ごとの効果などをまとめて確認できます。

「数字を集める時間」を減らし、「数字を見て判断する時間」を増やす。採用KPIを運用するうえでは、この状態をつくることが重要です。

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採用KPIをKGI（事業目標）に紐づける

採用KPIを運用するときに忘れてはいけないのが、採用の数字だけを追わないことです。

そもそも企業が人を採用するのは、採用人数を増やすこと自体が目的ではありません。事業を成長させたり、既存社員の負担を減らしたり、新しい事業を立ち上げたりするために人材を採用します。

そのため、採用KPIはKGI（事業の最終目標）と紐づけて考える必要があります。

採用と事業を紐づけて考える

たとえば、次のような問いから考えてみましょう。

• 売上目標を達成するために、何人の人材が必要なのか
• どの職種・スキルを持った人材が、いつまでに必要なのか
• 必要な人数を採用するために、どの程度の予算が必要なのか
• 採用した人材が戦力になるまで、どの程度の期間がかかるのか
• 採用した人材が定着し、期待した成果につながっているか

たとえば「営業職を10人採用する」という採用目標だけでは、その人数が適切なのか判断できません。

「来期の売上を1億円増やすために営業職10人が必要。そのためには内定承諾率60％を前提として17人程度への内定が必要」と逆算できれば、採用KPIと事業目標がつながります。

採用人数から事業計画を考えるのではなく、事業計画から必要な採用人数やKPIを逆算することが重要です。

採用の問題が、採用だけにあるとは限らない

採用がうまくいかないと、「求人広告を増やそう」「スカウトを始めよう」「採用代行を利用しよう」と採用手法を見直したくなります。

もちろん、それで改善するケースもあります。しかし、採用KPIを詳しく見ていくと、問題が採用活動そのものではないこともあります。

• 事業計画と採用計画が合っていない
• 求める人物像と実際の仕事内容が合っていない
• 給与・待遇が採用市場と合っていない
• 採用後の受け入れや育成体制が整っていない

たとえば給与水準が市場相場より低ければ、求人広告を増やして応募数を集めても、採用にはつながりにくいでしょう。入社後の教育体制に問題があれば、採用人数を増やしても早期離職が増えるだけかもしれません。

採用KPIを見る目的は、人事部門の成績をつけることではなく、「どこに問題があるのか」を見つけることです。

経営会議で採用KPIを扱うときの3つのポイント

採用KPIを経営会議で共有するときは、数字を並べるだけで終わらせないことが大切です。特に次の3点を意識すると、次の施策を決めやすくなります。

KPIと改善策をセットで共有する

「一次面接の通過率は12％でした」と報告するだけでは、次に何をすべきなのかわかりません。

「一次面接の通過率が前月より8ポイント低下した。応募者の傾向を確認したところ、求める経験とのミスマッチが増えているため、来月は求人票の応募条件を見直す」のように、数字・原因・改善策をセットで共有します。

事業への影響まで考える

採用KPIが悪化したときは、その数字が事業にどのような影響を与えるのかまで考えます。

たとえば3ヶ月以内離職率が15％の場合、「15％だった」で終わらせるのではなく、早期離職によって発生した採用費や教育コスト、欠員による現場への影響まで確認します。

採用の数字を売上・利益・人員計画などの事業数字に置き換えることで、経営側も優先順位を判断しやすくなります。

KPIが悪化したときの対応を決めておく

KPIを確認してから毎回対応を考えていると、改善が遅れてしまいます。

「内定承諾率が40％を下回ったら辞退理由を確認する」「一次面接通過率が一定水準を下回ったら求人内容と採用基準を見直す」など、数字が悪化したときに何を確認するのかをあらかじめ決めておくと運用しやすくなります。

採用KPIは、毎月報告するための数字ではありません。

「どこに問題があるのか」「次に何を変えるのか」を判断するために使ってこそ、採用KPIを設定する意味があります。

まとめ

採用活動を改善するには、「採用人数」だけではなく、応募から入社・定着までの流れを数字で把握することが重要です。

母集団数・選考通過率・内定承諾率・早期離職率の4つを継続的に確認することで、どこに課題があり、何を改善すべきかが明確になります。特に中小企業では、月1回でもKPIを振り返る仕組みを作るだけで、採用の精度は大きく変わります。

「数字は集めているけれど活用できていない」「採用状況をもっと分かりやすく見える化したい」という企業様は、株式会社Tsumuguへお気軽にご相談ください。無料の人事ダッシュボード「ツムイトHR」を活用しながら、採用活動の改善から定着まで一貫してサポートいたします。