RPO（採用代行）とは？委託できる業務・費用・メリットと選び方を解説

「応募者対応に追われて、採用戦略を考える時間がない」「採用担当者が不足している」「求人を出しても思うような人材を採用できない」。このような課題を抱える企業で活用されているのが、RPO（採用代行）です。

RPOでは、求人票の作成や応募者対応、面接日程の調整といった実務だけでなく、採用計画の策定や採用ターゲットの設計、選考プロセスの改善まで委託できます。

RPOとは、単に採用業務を外部へ任せるサービスではなく、自社に不足している人員や採用ノウハウを補い、採用活動のスピードと質を高めるための手段です。

ただし、委託する業務範囲やRPO事業者の選び方を誤ると、社内にノウハウが残らない、候補者との認識にずれが生じるといった問題も起こります。

本記事では、RPOの意味や委託できる業務、料金体系、メリット・デメリット、RPO事業者の選び方を解説します。自社にRPOが必要か判断したい採用担当者は、ぜひ参考にしてください。

RPO（採用代行）とは

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、企業が行う採用業務の一部または全部を外部の事業者へ委託するサービスです。日本では一般的に「採用代行」と呼ばれています。

委託できる業務は、求人票の作成、応募者対応、面接日程の調整、合否連絡などの実務だけではありません。採用計画や採用ターゲットの設計、求人媒体の選定、選考データの分析など、採用活動の上流工程を依頼できる事業者もあります。

すべての採用業務を任せる必要はなく、「応募者対応だけ」「スカウト配信から面接調整まで」のように、自社の課題に応じて委託範囲を決められるのがRPOの特徴です。

ただし、候補者を採用するかどうかの最終判断や、採用後にどのような役割を任せるかといった意思決定は、自社で行うのが基本です。RPOを活用する場合も、採用活動の主体まで外部へ任せるのではなく、自社と委託先が役割を分担して進めます。

【無料】採用・育成・評価を一気通貫で支援する適性検査ツール「ツムイトHR」はこちら

RPOと人材紹介・採用コンサルティングの違い

採用支援サービスには、RPOのほかに人材紹介や求人広告、採用コンサルティングなどがあります。それぞれ支援内容が異なるため、自社の採用課題に合うサービスを選ぶことが大切です。

たとえば、人材紹介は候補者の紹介が中心ですが、RPOは自社の採用チームの一員のような立場で、応募者対応や選考管理などを支援します。

採用コンサルティングは戦略や改善提案が中心です。一方、RPOは計画を実行に移すための実務まで委託できる点に違いがあります。ただし、実際の支援範囲は事業者によって異なり、採用戦略の設計と実務代行を一括して提供している場合もあります。

関連記事：採用コンサルティングの費用相場｜見積もりの違いと予算の決め方

RPOが注目されている背景

採用担当者の業務が増えている

採用担当者が行う業務は、求人媒体への掲載や面接だけではありません。採用ターゲットの設定、求人票の作成、スカウト配信、応募者対応、面接官との調整、内定者フォローなど、採用手法の多様化に伴って業務範囲も広がっています。

特に中小企業では、採用専任の担当者を置けず、人事や総務の担当者がほかの業務と兼任していることも珍しくありません。限られた人数ですべての工程に対応しようとすると、応募者への連絡が遅れたり、採用活動の分析や改善が後回しになったりします。

求人を掲載するだけでは採用が難しくなっている

採用競争が激しい職種では、求人媒体へ募集情報を掲載して待つだけでは、十分な応募を集められない場合があります。

自社に合う人材を採用するには、採用ターゲットを明確にしたうえで、求人広告、スカウト、採用サイト、人材紹介などの手法を組み合わせる必要があります。応募数だけでなく、書類通過率や面接設定率、内定承諾率を確認し、選考プロセスを継続的に改善することも重要です。

こうした採用活動には専門的な知識と実務を進める人員が必要になるため、不足する部分を補う手段としてRPOが利用されています。

関連記事：採用設計とは？作り方・進め方を5ステップで解説｜採用成功につながる設計のポイント

候補者への迅速で丁寧な対応が求められている

候補者は、一社だけでなく複数の企業へ同時に応募していることがあります。応募後の連絡や面接日程の調整に時間がかかると、選考へ進んでもらえなかったり、途中で辞退されたりする可能性があります。

候補者からの問い合わせに対応し、社内の面接官と日程を調整しながら、選考状況を正確に管理するには相応の工数がかかります。RPOを利用すれば、こうした定型業務を委託し、候補者への対応速度を保ちやすくなります。

RPOに委託できる業務

RPOに委託できる業務は、事業者や契約内容によって異なります。主な業務を採用工程別に整理すると、以下のとおりです。

採用後の定着支援や研修まで依頼できる事業者もありますが、これらはすべてのRPOに含まれるわけではありません。契約前に、依頼したい業務が支援範囲に含まれているか確認しましょう。

RPOの料金体系と費用の考え方

RPOの料金は、委託する業務、採用人数、対象職種、契約期間などによって変わります。料金体系は、大きく以下の種類に分けられます。

月額固定型

毎月一定の料金を支払い、契約で定めた範囲の業務を委託する料金体系です。採用計画の策定から応募者対応まで、継続的に支援を受ける場合に利用されます。

毎月の費用を把握しやすい一方で、対応件数や稼働時間に上限が設けられていることがあります。基本料金に含まれる業務と追加料金が発生する業務を確認しておきましょう。

従量課金型

スカウトの送信数や面接調整の件数、担当者の稼働時間などに応じて料金が決まります。必要な業務だけを依頼しやすく、採用規模が小さい企業にも適しています。

ただし、応募数や対応件数が増えると費用も増加します。想定件数を基に、月額費用の目安を確認しておくことが大切です。

成果報酬型

面接の設定や採用決定など、あらかじめ定めた成果が発生した場合に料金を支払う方式です。初期費用を抑えやすい反面、成果の定義によって最終的な費用が変わります。

人材紹介の成功報酬とは仕組みが異なる場合があるため、「何を成果とするのか」「途中辞退の場合も料金が発生するのか」を確認する必要があります。

業務別の個別見積もり

採用サイトの改善、求人票の作成、面接官研修など、特定の業務を切り出して依頼する方法です。課題が明確な場合は、必要な部分だけを委託できます。

RPOの費用を比較するときは、月額料金の安さだけでなく、対応範囲、稼働時間、追加料金、期待できる成果まで確認することが重要です。

RPOを利用するメリット

採用担当者が重要な業務に集中できる

応募者への連絡や面接日程の調整などを委託することで、社内の担当者は採用方針の検討や候補者との面接、入社後の受け入れ準備などに時間を使えるようになります。

すべてを外部へ任せるのではなく、定型化しやすい実務をRPOへ委託し、自社でなければ判断できない業務を社内に残す方法も有効です。

応募者への対応を早められる

採用担当者がほかの業務を兼任していると、応募の確認や候補者への連絡が遅れることがあります。RPOを活用して対応体制を整えることで、応募から面接設定までの時間を短縮しやすくなります。

候補者への連絡方法や返信期限をあらかじめ決めておけば、担当者による対応のばらつきも抑えられます。

採用の専門知識やノウハウを活用できる

採用市場や求人媒体の特徴、候補者への訴求方法は職種によって異なります。自社に採用ノウハウが不足している場合でも、対象職種や採用手法に詳しいRPO事業者を選ぶことで、外部の知見を取り入れられます。

ただし、すべてのRPO事業者が同じ分野を得意としているわけではありません。新卒採用、中途採用、エンジニア採用、管理職採用など、自社の目的に合う実績があるかを確認する必要があります。

採用状況に合わせて体制を調整できる

採用人数は、事業計画や退職者の発生、新規拠点の開設などによって変動します。繁忙期に合わせて社内の採用担当者を増員すると、採用活動が落ち着いた後も人件費が発生します。

RPOであれば、必要な時期や業務に応じて委託範囲を調整できます。短期間の大量採用や、担当者の休職・退職によって一時的に人手が足りない場合にも活用できます。

採用データを基に改善しやすくなる

採用活動を改善するには、応募数だけでなく、書類通過率、面接設定率、面接参加率、内定率、内定承諾率などを確認する必要があります。

分析や改善提案に対応しているRPO事業者であれば、採用工程ごとの数値を整理し、どこで候補者が離脱しているのかを確認できます。課題を特定したうえで、求人票や連絡方法、選考期間などを見直しやすくなります。

関連記事：採用KPIとは？中小企業が見るべき4つの指標と兼任でも続く運用方法

RPOを利用するデメリット

外注費が発生する

RPOを利用すると、月額料金や業務ごとの委託費が発生します。依頼する範囲を広げるほど、費用も高くなるのが一般的です。

社内で対応した場合の人件費や採用担当者の工数も含めて比較しなければ、適切な費用対効果は判断できません。委託前に解決したい課題を明確にし、必要な業務だけを依頼することが大切です。

社内に採用ノウハウが蓄積されにくい

採用業務を委託先へ任せきりにすると、求人媒体の運用方法や候補者対応、選考改善に関する知識が社内に残らない可能性があります。

将来的な内製化を考えている企業は、業務の進め方や判断理由を共有してもらい、マニュアルや採用データを社内に残す仕組みを整えましょう。契約終了後に引き継ぎを受けられるかも確認が必要です。

情報共有が不十分だと認識のずれが生じる

採用ターゲットや企業文化、現場で求める人物像が十分に共有されていないと、自社の意図と異なる求人票が作成されたり、候補者への説明にずれが生じたりします。

RPO事業者へ任せる場合も、採用要件や選考基準を自社で確認し、定期的に情報を更新する必要があります。特に現場の仕事内容や組織体制が変わった場合は、速やかに共有しましょう。

候補者との接点が減る可能性がある

応募者対応や面接の一部を外部へ任せると、候補者と自社社員が直接話す機会が減る場合があります。候補者にとって、選考中に接した社員の印象は入社意欲を左右する要素の一つです。

日程調整などの事務連絡はRPOへ委託し、会社の魅力や仕事のやりがいを伝える場面には現場社員が参加するなど、役割を分けることが大切です。

応募者の個人情報を外部へ共有する必要がある

RPO事業者は、候補者の氏名、連絡先、履歴書、職務経歴書などの個人情報を扱います。そのため、情報管理の体制が十分でない事業者を選ぶと、情報漏えいなどのリスクが生じます。

契約前に、個人情報の管理方法、データの保管場所、アクセス権限、契約終了後のデータ削除、再委託の有無を確認しましょう。

RPOが向いている企業

採用担当者の人手が不足している企業

採用専任の担当者がいない企業や、一人の担当者が複数の業務を兼任している企業では、応募者対応や選考管理が滞りやすくなります。RPOで定型業務を補うことで、限られた人数でも採用活動を進めやすくなります。

採用ノウハウが不足している企業

新しい職種を初めて募集する場合や、これまでの採用手法で成果が出ていない場合は、採用要件や媒体選定から見直す必要があります。

対象職種の採用に詳しいRPO事業者へ依頼すれば、採用市場を踏まえた求人内容や選考方法について支援を受けられます。

短期間で採用体制を整えたい企業

新規事業や拠点開設などで急に採用人数が増えた場合、社内だけで担当者を確保し、業務を標準化するには時間がかかります。

RPOを活用すれば、必要な業務を切り出し、比較的短期間で採用体制を補強できます。

応募者対応や選考に時間がかかっている企業

応募は集まっているものの、面接設定率や面接参加率が低い場合は、応募後の連絡速度や選考フローに課題がある可能性があります。

応募者対応や日程調整をRPOへ委託し、対応期限や連絡方法を統一することで、候補者の離脱を減らしやすくなります。

RPOが向いていない企業

RPOはすべての企業に必要なサービスではありません。以下に該当する場合は、外部委託以外の方法も検討したほうがよいでしょう。

• 社内に十分な採用人員とノウハウがある
• 採用課題や委託したい業務が整理されていない
• 委託先と情報を共有する体制をつくれない
• 候補者とのやり取りをすべて自社で行いたい
• 採用活動が少なく、委託費に見合う業務量がない

採用業務を効率化したいだけであれば、RPOではなく採用管理ツールの導入で解決できることもあります。まずは、自社で時間がかかっている業務と、その原因を整理しましょう。

関連記事：採用管理ツール（ATS）の選び方｜中小企業が失敗しない５つのチェックポイント

RPO事業者を選ぶ際のポイント

自社の業界や採用職種に実績があるか

若手採用、エンジニア採用、管理職採用など、採用する人材によって有効な手法は異なります。RPO事業者の導入社数だけでなく、自社と近い業界や採用職種での支援実績を確認しましょう。

実績を確認するときは、「何人採用したか」だけでなく、応募数、面接設定率、内定承諾率など、どの指標を改善したのかまで聞くことが大切です。

依頼できる業務範囲が合っているか

RPO事業者によって、得意とする業務は異なります。応募者対応などの実務を中心とする事業者もあれば、採用戦略や採用要件の設計から支援する事業者もあります。

自社が依頼したい業務を整理し、基本料金に含まれる範囲、追加料金が発生する業務、自社で担当する業務を確認しましょう。

担当者の経験と支援体制が明確か

会社として実績が豊富でも、実際に担当する人の経験や担当社数によって支援品質が変わることがあります。

契約前に、担当者の採用経験、対応可能な時間帯、担当者が不在の場合の連絡先を確認しておきましょう。複数人で支援する場合は、それぞれの役割も確認します。

情報共有と報告の方法が決まっているか

RPOの成果を高めるには、委託先との継続的な情報共有が欠かせません。定例会の頻度、日常的な連絡手段、採用データの報告方法を確認しましょう。

応募数だけを報告するのではなく、選考工程ごとの数値や候補者の反応、今後の改善案まで共有してもらえるかが重要です。

採用KPIを基に改善できるか

RPOを導入して業務を処理するだけでは、採用課題の根本的な改善につながらない場合があります。

応募数、面接設定率、面接参加率、内定率、内定承諾率などを計測し、数値を基に求人内容や選考フローを見直せる事業者を選びましょう。

個人情報の管理体制が整っているか

候補者の個人情報を適切に管理できるかは、必ず確認すべき項目です。プライバシーポリシーの有無だけで判断せず、データの保管方法、アクセス制限、再委託先の管理、契約終了後の取り扱いまで確認します。

料金の安さだけで判断しない

料金が安くても、対応範囲が狭かったり、担当者が多くの企業を抱えていたりすると、必要な支援を受けられない可能性があります。

料金を比較するときは、月額費用だけでなく、業務範囲、稼働時間、担当者の経験、報告内容、追加料金を含めて判断しましょう。

契約終了後の引き継ぎに対応しているか

将来的に採用業務を内製化したい場合は、マニュアルや採用データ、求人原稿、候補者との対応履歴などを引き継げるか確認します。

業務を外部へ任せて終わりにせず、RPOを利用している間に自社の採用体制を整えられる事業者を選ぶと、契約終了後もノウハウを活用できます。

RPOを導入する流れ

1．自社の採用課題を整理する

まずは、採用活動のどこに問題があるのかを整理します。応募が集まらないのか、応募後の面接設定率が低いのか、内定辞退が多いのかによって、必要な支援は異なります。

2．委託する業務範囲を決める

採用工程を洗い出し、自社で行う業務と外部へ任せる業務を分けます。最終的な採用判断や、候補者へ自社の魅力を伝える場面などは、社内に残すことも検討しましょう。

3．複数のRPO事業者を比較する

自社と近い業界や職種での実績、支援範囲、料金体系、担当者の経験、情報管理体制を比較します。

同じ「採用代行」でも支援内容は異なるため、料金だけで判断せず、課題の理解度や提案内容も確認してください。

4．役割分担と採用KPIを設定する

契約前に、誰が何を担当するのかを明確にします。問い合わせへの返信期限や面接日程の確定方法、求人内容を変更する際の承認者など、実務上のルールも決めておきましょう。

あわせて、応募数、面接設定率、内定率などのKPIを設定し、RPO導入後の成果を確認できる状態にします。

5．定期的に成果を確認して改善する

RPOは、導入すれば自動的に採用が成功するサービスではありません。定例会で採用状況を確認し、候補者の反応や選考データを基に改善を続ける必要があります。

自社の事業計画や採用要件が変わった場合は、その都度RPO事業者へ共有しましょう。

RPOの成果を高めるポイント

RPOを導入する目的を共有する

「採用担当者の負担を減らしたい」「面接設定率を改善したい」「採用手法を見直したい」など、RPOを導入する目的を社内と委託先で共有します。

目的が曖昧なまま業務だけを外注すると、作業は進んでも採用課題が解決しないことがあります。

採用ターゲットと評価基準を言語化する

求める経験やスキルだけでなく、入社後に期待する役割や行動、組織との相性まで整理します。採用ターゲットが曖昧なままでは、RPO事業者も適切な求人内容や候補者対応を設計できません。

関連記事：採用ターゲットの決め方とは？自社に合う人材を明確にする採用ペルソナの作り方

候補者との重要な接点は自社も関与する

会社の雰囲気や仕事の魅力、入社後に期待する役割は、実際に働く社員から伝えたほうが候補者の理解を得やすい場合があります。

日程調整や進捗管理はRPOへ任せつつ、面接や社員面談には自社が参加するなど、候補者体験を意識して役割を分担しましょう。

関連記事：構造化面接とは？質問例・評価基準・やり方を採用実務で解説

ノウハウを社内に残す

定例会の議事録、求人原稿の改善履歴、候補者からよく出る質問、採用KPIなどを社内でも確認できる形で残します。

RPOの利用期間中に業務を標準化できれば、将来的に内製化する場合や委託範囲を変更する場合も、採用活動を継続しやすくなります。

RPOに関するよくある質問

採用業務をすべてRPOへ委託できますか？

採用計画の策定から応募者対応、面接調整、内定者フォローまで対応する事業者もあります。ただし、対応範囲は契約内容によって異なります。

また、採用可否の最終判断や候補者への条件提示など、自社が主体となって行うべき業務もあります。委託前に役割分担を明確にしましょう。

一部の採用業務だけでも依頼できますか？

応募者対応、面接日程の調整、スカウト配信など、特定の業務だけを依頼できるRPO事業者もあります。

自社の採用課題と社内で対応できる業務を整理し、負担が大きい工程から委託する方法もあります。

中小企業でもRPOを利用できますか？

中小企業でも利用できます。採用専任の担当者がいない企業や、少人数で採用活動を進めている企業ほど、必要な業務を絞って委託することで負担を軽減できる可能性があります。

ただし、採用人数や業務量が少ない場合は、採用管理ツールの導入や特定業務のみの委託が適していることもあります。

RPOを利用すれば採用コストを削減できますか？

必ず削減できるとは限りません。RPOの委託費が発生するため、採用人数や委託範囲によっては、費用が増えることもあります。

一方で、応募者対応の工数削減や選考期間の短縮、求人媒体の見直しなどによって、採用活動全体の費用対効果が改善する可能性はあります。委託費だけでなく、社内担当者の工数や採用成果を含めて判断しましょう。

RPOと人材紹介は併用できますか？

併用できます。人材紹介会社から候補者の紹介を受けながら、複数の紹介会社との連絡や選考管理をRPOへ委託する方法もあります。

求人広告やスカウトなど、ほかの採用手法を組み合わせる場合も、各サービスの役割と費用を整理することが重要です。

さいごに

RPOは、採用計画の設計や求人媒体の運用、応募者対応、面接調整など、採用業務の一部または全部を外部へ委託するサービスです。

採用担当者の人手不足を補い、候補者への対応を早められる一方で、委託費が発生する、社内にノウハウが残りにくいといった注意点もあります。

RPOを導入する前に、「自社の採用課題は何か」「どの業務を外部へ任せるのか」「どの成果を確認するのか」を明確にすることが重要です。

株式会社Tsumuguでは、採用課題の整理から採用戦略・採用要件の設計、求人や選考プロセスの改善、採用実務まで、企業ごとの状況に合わせて支援しています。