「生成AIを人事業務に使えると聞くけれど、具体的に何ができるのか分からない」「個人情報を扱う人事部門で、本当に利用しても大丈夫なのか」。生成AIへの関心が高まる一方で、こうした疑問や不安を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか。
生成AIとは、入力された指示や情報をもとに、文章・画像・動画・音声などの新しいコンテンツを作成するAIです。人事部門では、求人票やスカウト文面の作成、面接質問の整理、研修資料のたたき台作成、社内問い合わせへの回答支援など、さまざまな業務に活用できます。
ただし、生成AIに判断を任せれば、採用や人事評価が自動的に公平になるわけではありません。誤った情報を生成するハルシネーションや、個人情報の漏えい、既存データに含まれる偏りを引き継ぐリスクもあるため、人による確認と適切な運用ルールが欠かせません。
本記事では、生成AIの仕組みや従来のAIとの違いをはじめ、人事業務での活用方法、導入によって期待できる効果、企業事例、導入手順と注意点を解説します。
生成AIとは
生成AIとは、文章や画像、動画、音声などのコンテンツを新しく作り出せるAIのことです。代表的なものとして、ChatGPTをはじめとする文章生成AIがあります。
質問への回答や文章作成、情報の整理、アイデア出しなどを短時間で行えるため、業務効率化を目的に導入する企業も増えています。
人事領域でも、求人原稿の作成や採用業務、社員研修、社内文書の作成など、さまざまな業務で生成AIを活用できます。
従来のAIとの違い
従来のAIは、大量のデータから一定のルールや傾向を見つけ、分類や予測を行う用途を中心に活用されてきました。
一方、生成AIは学習した情報をもとに、文章や画像などの新しいコンテンツを作れることが特徴です。
たとえば、人事担当者が「中途採用向けの求人原稿を作成して」「管理職研修の構成案を考えて」と指示すると、その内容に応じた文章やアイデアを生成できます。
ただし、生成された内容が常に正しいとは限りません。生成AIは人事担当者の代わりに判断するものではなく、業務を補助するツールとして活用することが重要です。
生成AIの主な種類
生成AIは、作成するコンテンツによって大きく文章・画像・動画・音声などに分けられます。
文章生成AI
文章生成AIは、入力された質問や指示に応じて文章を作成するAIです。文章の作成だけでなく、要約、言い換え、翻訳、アイデア出しなどにも利用できます。
人事業務では、求人原稿やスカウトメールのたたき台、面接質問、研修資料、社内通知などの作成に活用できます。
代表的なサービスにはChatGPTなどがあります。ただし、事実と異なる内容を生成することもあるため、外部へ公開する文章や人事判断に関わる内容については、人による確認が欠かせません。
画像生成AI
画像生成AIは、文章による指示などをもとに新しい画像を作成するAIです。広告やWebサイト、プレゼン資料、研修資料などに使用するイメージ画像の作成に活用できます。
人事領域でも、採用広報用のクリエイティブや社内研修資料のイメージ作成などに利用できます。
一方で、著作権や肖像権、実在人物と誤認される画像の生成などには注意が必要です。企業で利用する場合は、使用するサービスの規約や社内ルールを確認しておきましょう。
動画生成AI
動画生成AIは、テキストや画像などから動画を作成できるAIです。会社紹介や採用広報、マニュアル、研修コンテンツなどの制作に活用できます。
これまで撮影や編集に時間がかかっていた動画も、生成AIを使うことで制作負担を減らせる可能性があります。
ただし、実在人物を使った映像や音声を生成する場合には、本人の同意や利用範囲の確認が必要です。誤解を招く表現になっていないかも含めて、人による確認が求められます。
音声生成AI
音声生成AIは、入力した文章を自然な音声で読み上げたり、指定した条件に合わせた音声を作成したりできるAIです。
社員研修のナレーションや社内マニュアル、採用動画、外国語コンテンツなどに活用できます。
音声についても、本人になりすました音声の作成など悪用される可能性があります。特に実在人物の声を利用する場合は、本人の同意や利用目的を明確にしておくことが重要です。
人事業務での生成AI活用例
生成AIは、人事担当者の判断そのものを置き換えるものではありません。一方で、文章作成や情報整理、アイデア出しなど、人事業務の中には生成AIと相性の良い仕事が数多くあります。
採用、社員研修、人事評価の補助、社内問い合わせ対応などに活用することで、人事担当者が定型業務に使う時間を減らし、社員とのコミュニケーションや制度設計といった業務に時間を使いやすくなります。
採用業務の効率化
生成AIは、採用業務のさまざまな場面で活用できます。
たとえば、求人原稿やスカウトメールの作成、応募者へのメール文面、面接質問の作成、採用広報コンテンツの企画などです。
ゼロから文章を考えるのではなく、生成AIにたたき台を作らせ、人事担当者が自社に合わせて修正することで、作成時間を短縮できます。
応募書類の情報を整理したり、募集要件との確認項目をまとめたりする用途にも活用できますが、応募者の合否を生成AIだけで判断することは避けるべきです。AIの出力には偏りや誤りが含まれる可能性があるため、最終的な採用判断は人が行う必要があります。
社員研修・教育コンテンツの作成
生成AIは、社員研修の企画や教材作成にも活用できます。
たとえば、「新任管理職向けの研修プログラムを作成する」「営業社員向けのロールプレイ課題を考える」といった指示を出すことで、研修の構成案や演習問題のたたき台を短時間で作成できます。
また、同じテーマでも対象者の役職や経験に合わせて内容を変えられるため、研修コンテンツを作り分ける際にも便利です。
研修担当者がすべてを一から作るのではなく、生成AIで下案を作成し、自社の業務や課題に合わせて修正する使い方が現実的です。
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人事評価・フィードバックの補助
生成AIは、人事評価そのものを任せるのではなく、評価業務を補助する用途にも活用できます。
たとえば、上司が記入した評価コメントの表現を整えたり、1on1の記録を要約したり、過去の目標や実績を整理したりする使い方です。
評価コメントを書く負担を減らしながら、従業員に伝わりやすいフィードバックを作成する補助として利用できます。
ただし、昇給・昇格・配置などの重要な人事判断を生成AIの出力だけで決定するのは適切ではありません。評価基準を明確にしたうえで、最終的な判断は上司や人事担当者が行う必要があります。
人事データの整理・分析
従業員アンケートやサーベイ、面談記録などの情報を整理する際にも生成AIを活用できます。
たとえば、自由記述式アンケートの回答をテーマ別に整理したり、社員から多く寄せられている意見をまとめたりすることで、人事担当者が大量の文章を一つずつ確認する負担を減らせます。
また、ダイバーシティ＆インクルージョン（D&I）に関する社内アンケートや意見を整理し、組織課題を把握する補助として利用することもできます。
ただし、人事データには個人情報や機密情報が含まれます。従業員の個人情報や社外秘情報を、そのまま外部の生成AIサービスへ入力しないなど、情報管理のルールを整備したうえで利用することが重要です。
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人事での生成AI活用事例3選
生成AIは、すでに採用や人材育成、キャリア支援などの人事領域でも活用が始まっています。
ここでは、企業が実際にどのような形でAI・生成AIを人事業務に取り入れているのか、3つの事例を紹介します。
パナソニックグループ
パナソニックグループでは、採用活動や社員のキャリア形成支援に生成AIを取り入れています。
新卒採用では、募集職種の仕事内容や求める人材などの情報提供に生成AIを活用しています。今後は、応募者からの問い合わせ対応や面接の日程調整などにも生成AIを導入する方針です。
さらに、社員向けには生成AIを活用したキャリア相談も導入しています。社員がこれまでの経験やスキルを整理したり、社内のポジションを探したりする際に生成AIがサポートする仕組みです。
採用業務の効率化だけでなく、入社後のキャリア形成まで生成AIの活用範囲を広げている点が特徴です。
パナソニック コネクト
パナソニック コネクトでは、独自のAIアシスタント「ConnectAI」を国内の社員に展開し、生成AIを日常業務で活用しています。
人事領域では、社内データと生成AIを組み合わせ、社員一人ひとりに適した研修を提案する仕組みの導入を進めています。
生成AIに研修内容そのものを任せるのではなく、社員の状況に合わせて必要な学習機会を探しやすくすることで、人材育成を支援する使い方です。
また、同社では生成AIを全社員に広く開放し、社員自身が業務の中で使い方を考える取り組みも進めています。
一部の人事担当者だけがAIを使うのではなく、社員全体のAI活用スキルを高めながら業務改善につなげている点も参考になります。
NECソリューションイノベータ
NECソリューションイノベータでは、人事データとAIを組み合わせた人材マネジメントを進めています。
同社が提供する統合HCMシステム「POSITIVE」では、従業員の評価や経歴、資格などのデータをAIで分析し、特定のポジションに適した人材や異動候補者を提案する機能があります。
また、過去には「NEC HR Tech クラウド」において、採用候補者と活躍社員のデータを比較し、採用マッチングを支援する仕組みも提供しています。
AIに人事判断を任せるのではなく、人事担当者が配置や採用を検討するための材料としてデータを活用している点がポイントです。
なお、これらの仕組みには生成AIだけでなく、機械学習など従来型のAI技術も含まれます。人事領域では、生成AIと既存のAIを組み合わせて活用するケースも増えています。
生成AI活用が人事業務にもたらす効果
生成AIを人事業務に取り入れるメリットは、単に作業時間を短縮できることだけではありません。
定型業務や文章作成を生成AIに任せることで、人事担当者が採用戦略や人材育成、社員とのコミュニケーションなど、人にしかできない仕事に時間を使いやすくなります。
定型業務や文章作成の負担を減らせる
人事業務では、求人原稿、スカウトメール、社内通知、面接質問、研修資料など、文章を作成する機会が多くあります。
生成AIを活用すれば、こうした文章のたたき台を短時間で作成できます。
例えば、求人票の情報をもとにスカウトメールの案を作成したり、研修テーマからカリキュラムの構成案を作ったりすることができます。
ゼロから文章を考える時間を減らし、人事担当者は内容の確認や自社に合わせた調整に集中できます。
ただし、生成された文章には事実と異なる内容や、自社の方針に合わない表現が含まれる場合があります。そのまま使用せず、人が確認してから利用することが前提です。
大量の情報を整理しやすくなる
人事担当者は、従業員アンケートや面談記録、研修レポートなど、多くの文章データを扱います。
生成AIを使えば、長い文章を要約したり、複数の意見をテーマごとに整理したりすることができます。
例えば、従業員サーベイの自由記述から「評価制度への不満」「上司とのコミュニケーション」「業務量」といった意見を整理すれば、組織の課題を把握する際の参考になります。
人が大量の文章を一件ずつ読む前に、生成AIを使って全体像を整理できることは大きなメリットです。
一方で、従業員の感情や背景までAIが正確に理解できるわけではありません。分析結果だけで判断せず、必要に応じて面談やヒアリングを行うことが重要です。
社員一人ひとりに合わせた支援をしやすくなる
生成AIは、条件や対象者を指定して内容を変えられるため、社員ごとに必要な情報を提供する際にも活用できます。
例えば、若手社員と管理職では必要な研修内容が異なります。同じテーマでも、役職や経験年数に合わせて教材や演習問題を作り分けることができます。
キャリア支援でも、これまでの経験や希望を整理したうえで、今後身につけるべきスキルやキャリアの選択肢を考える補助として利用できます。
全社員に同じ情報を提供するだけでなく、一人ひとりの状況に合わせた支援を行いやすくなることも生成AIのメリットです。
人事担当者がより重要な業務に時間を使える
生成AIを導入する最も大きな目的は、人事担当者を減らすことではありません。
求人原稿の作成や情報整理、資料作成などにかかる時間を減らすことで、採用戦略の設計や社員との面談、組織課題の改善といった業務に時間を使えるようになります。
特に、人事担当者が少ない中小企業では、採用、労務、研修、評価制度などを一人または少人数で担当しているケースも珍しくありません。
生成AIに任せられる作業と、人が向き合うべき仕事を切り分けることが、人事業務で生成AIを活用するうえで重要です。
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人事業務で生成AIを活用する5ステップ
生成AIを導入するときに、最初からすべての人事業務を変える必要はありません。
まずは現在の業務を整理し、生成AIと相性の良い仕事から小さく試すほうが進めやすく、失敗したときの影響も抑えられます。
重要なのは「生成AIを導入すること」を目的にせず、人事業務のどこに時間がかかっているのか、何を改善したいのかを先に明確にすることです。
ステップ1：人事業務を洗い出す
最初に、現在行っている人事業務を洗い出します。
採用であれば、求人原稿の作成、スカウトメールの送信、応募者対応、面接日程の調整、面接質問の作成、選考結果の連絡など、一連の業務を細かく分けてみましょう。
社員研修であれば、研修テーマの検討、カリキュラム作成、資料作成、アンケート集計、研修後のレポート作成などが考えられます。
この段階では、生成AIを使えるかどうかまで考える必要はありません。まず「誰が・何に・どれくらい時間を使っているのか」を見えるようにすることが重要です。
ステップ2：生成AIを使う業務を決める
業務を洗い出したら、その中から生成AIと相性の良い仕事を選びます。
生成AIが得意なのは、文章の作成や要約、情報整理、アイデア出しなどです。
例えば、以下のような業務から始めると導入しやすいでしょう。
- 求人原稿やスカウトメールのたたき台を作る
- 面接質問の案を考える
- 社員研修の構成案を作る
- 社内案内やメールの文章を整える
- アンケートの自由記述を整理する
- 会議や面談記録を要約する
反対に、採用の合否や昇給・昇格など、従業員や応募者に大きな影響を与える判断を生成AIだけに任せるのは適切ではありません。
最初は「人の判断を置き換える仕事」ではなく、「人が作業する時間を減らせる仕事」から始めるのがおすすめです。
ステップ3：利用ルールを決める
人事業務では、応募者や従業員の個人情報を扱う機会が多いため、生成AIを使う前に社内ルールを決めておく必要があります。
特に確認しておきたいのは、生成AIに入力してよい情報と、入力してはいけない情報です。
例えば、氏名、住所、電話番号、履歴書、人事評価、給与、健康情報などを、許可なく外部の生成AIサービスへ入力することは避けるべきです。
また、利用する生成AIサービスについても、入力したデータがどのように扱われるのか、学習に利用される可能性があるのかなどを確認しておきましょう。
「何に使ってよいか」「何を入力してはいけないか」「誰が最終確認するか」の3点だけでも、最初に決めておくと運用しやすくなります。
関連記事：AI人事労務とは？できること・導入メリット・活用事例・注意点
ステップ4：一部の業務から試す
ルールを決めたら、いきなり全社展開するのではなく、一部の業務から試します。
例えば、毎週作成しているスカウトメールを生成AIで作ってみる、研修資料の構成案だけ生成AIに考えてもらう、といった小さな使い方から始めます。
実際に使ってみると、「思ったより修正が必要だった」「この業務ではかなり時間を短縮できた」といったことがわかります。
また、生成AIへの指示の出し方によっても結果は変わります。どのような指示を出せば自社に合った回答が得られるのかを試しながら、使いやすい方法を探していきます。
最初から完璧な使い方を決めるのではなく、実際の業務で試しながら改善していくことが大切です。
ステップ5：効果を確認して活用範囲を広げる
一定期間使ったら、生成AIの導入によって業務がどの程度変わったのかを確認します。
例えば「求人原稿の作成時間が60分から30分になった」「研修資料の構成を考える時間が減った」といった形で、できるだけ具体的に振り返ります。
時間が短縮できても、修正作業が増えていれば、必ずしも効率化できているとは限りません。生成された内容の品質や、担当者の使いやすさも確認しましょう。
効果が確認できた業務については、他の担当者や部署にも活用を広げていきます。
「導入したかどうか」ではなく「業務時間や仕事の質がどう変わったか」で生成AIの効果を判断することが重要です。
人事業務への生成AI導入や社内での活用方法にお悩みの企業様はお気軽にご相談ください。
人事業務に生成AIを活用する際の注意点
生成AIは人事業務の効率化に役立つ一方で、使い方を誤ると情報漏えいや誤った人事判断につながる可能性があります。
特に人事部門は、応募者や従業員の個人情報を多く扱います。便利だからといって何でも生成AIに入力するのではなく、利用範囲を決めておくことが重要です。
個人情報や機密情報を安易に入力しない
人事業務で最も注意したいのが、個人情報や社内の機密情報の取り扱いです。
履歴書や職務経歴書には、氏名、住所、連絡先、職歴など多くの個人情報が含まれています。また、社員の評価や給与、異動情報なども外部へ漏らしてはいけない情報です。
こうした情報を外部の生成AIサービスへそのまま入力すると、サービスの仕様や契約内容によっては、入力データが外部に保存される可能性があります。
個人を特定できる情報や社外秘情報は入力しない、または必要に応じて匿名化してから利用することが基本です。
企業向けの生成AIサービスを利用する場合も、入力データの保存期間や学習への利用有無、アクセス権限などを事前に確認しておきましょう。
生成された内容をそのまま信用しない
生成AIは、もっともらしい文章を作ることが得意ですが、内容が正しいとは限りません。
事実とは異なる情報を生成する「ハルシネーション」が起こることもあります。
例えば、研修資料を作成した際に存在しない法律や制度を記載したり、求人原稿に実際にはない福利厚生を追加したりする可能性があります。
人事業務では、誤った情報が応募者や従業員とのトラブルにつながることもあります。
生成AIが作った文章は「完成品」ではなく「たたき台」と考え、公開や利用の前に必ず人が確認しましょう。
採用や人事評価をAIだけで判断しない
生成AIを使えば、応募書類の情報整理や評価コメントの作成などを効率化できます。しかし、採用の合否や昇給、昇格、配置などをAIだけで決めることには注意が必要です。
生成AIの出力には、学習データや指示内容などによって偏りが生じる可能性があります。
また、応募者や社員の能力、仕事への姿勢、将来性などは、数値や文章だけで判断できるものではありません。
AIは判断材料を整理する補助として利用し、最終的な人事判断は人が行うことが重要です。
生成AIを使うこと自体を目的にしない
「他社が生成AIを導入しているから」「AIを使わないと遅れてしまうから」という理由だけで導入すると、現場で使われなくなることがあります。
生成AIを導入しても、確認や修正に以前より時間がかかるのであれば意味がありません。
反対に、単純な文章作成や情報整理を生成AIに任せることで、人事担当者が応募者とのコミュニケーションや社員との面談に時間を使えるのであれば、大きなメリットがあります。
生成AIを何に使うかではなく「人事担当者の仕事をどう良くするか」から考えることが、活用を定着させるポイントです。
まとめ
生成AIは、求人票やスカウト文面の作成、面接内容の整理、研修資料の作成、従業員からの問い合わせ対応など、人事部門のさまざまな業務を支援できます。
定型的な作業や文章作成の負担を減らすことで、人事担当者が採用戦略や人材育成、組織づくりといった本来注力すべき仕事に時間を使いやすくなります。
一方で、生成AIの出力が常に正しいとは限りません。採用候補者や従業員の個人情報を安易に入力したり、生成された評価や回答を確認せずに利用したりすると、情報漏えいや誤った判断につながるおそれがあります。
特に採用や人事評価のように、個人の将来や処遇に影響する業務では、AIだけに判断を任せないことが重要です。生成AIは、あくまで情報整理や案の作成を支援する存在として活用し、最終的な確認と意思決定は人が行う必要があります。
最初から大規模な仕組みを導入する必要はありません。まずは求人票の下書きや研修案の作成、社内文書の要約など、リスクが比較的低く効果を確認しやすい業務から試してみましょう。利用目的や入力してはいけない情報、確認者を明確にしながら改善を重ねることが、安全で実用的な生成AI活用につながります。
