組織サーベイを導入した当初は多くの社員が回答していたのに、回を重ねるたびに回答率が下がっている。期限までに回答が集まらず、毎回リマインドを送っている。このような状態に悩む人事担当者は少なくありません。
社員が組織サーベイに回答しなくなる背景には、単なる面倒くささだけでなく「回答しても会社は変わらない」「本音を書いたら自分だと分かるのではないか」といった不信感が隠れていることがあります。
組織サーベイの回答率を高めるには、回答を促す前に、なぜ社員が答えなくなったのかを見極めることが重要です。質問数や実施頻度に問題がある場合と、会社に対する信頼が失われている場合とでは、必要な対策が異なります。
この記事では、組織サーベイの回答率が下がる原因、現在の運用で確認すべきポイント、回答率と回答の質を高める方法を解説します。
組織サーベイの回答率が下がると何が起きるのか
組織サーベイは、社員の意識や職場の課題を把握するために行います。しかし、回答する社員が一部に偏っていると、集計結果が組織全体の状態を正しく表しているとは限りません。
例えば、会社に強い不満を持つ社員だけが回答し、特に不満のない社員が回答していなければ、実態以上に低い結果が出る可能性があります。反対に、会社への不信感が強い社員ほど回答を避けている場合は、表面上のスコアだけを見て「大きな問題はない」と判断してしまうかもしれません。
また、回答率が下がっていること自体が、会社に対する社員の反応を示している場合もあります。
- 会社へ意見を伝えても意味がないと感じている
- 忙しく、サーベイに回答する余裕がない
- 回答内容の取り扱いに不安を感じている
- 調査の目的を理解していない
- 組織改善への関心が薄れている
回答率の低下を社員の協力不足だけで片づけず、サーベイの設計や会社との信頼関係を見直すきっかけとして捉える必要があります。
組織サーベイの回答率が下がる7つの原因
組織サーベイに社員が回答しない理由は、一つとは限りません。複数の問題が重なっていることも多いため、現在の運用と照らし合わせながら確認していきましょう。
回答結果が共有されていない
サーベイに回答した後、集計結果や会社の見解が共有されなければ、社員は「自分たちの回答はどうなったのか」と疑問を持ちます。
毎回回答を求められる一方で、その後の説明が何もなければ、サーベイに参加する意味を感じにくくなるのは当然です。回答率を維持するには、結果の良し悪しにかかわらず、会社がどのように受け止めたかを伝える必要があります。
すべての数値を細かく開示する必要はありません。まずは、回答率、主な傾向、会社が重要だと考えている課題、今後の対応方針を共有しましょう。
社員の声が改善につながっていない
結果を共有していても、職場に何の変化も見られなければ、社員は次第に「回答しても変わらない」と感じるようになります。
特に注意したいのは、毎回同じ項目の評価が低いにもかかわらず、会社から具体的な対応が示されていないケースです。社員にとっては、会社が課題を把握していながら放置しているように見えます。
すべての要望へすぐに応えることはできません。ただし、対応できない場合も、その理由や検討時期を伝えることはできます。
「すぐに変えられないこと」と「何も考えていないこと」は異なります。何を優先し、どのように対応するのかを説明することが信頼につながります。
匿名性や回答データの扱いに不安がある
「本音を書いたら自分だと分かるのではないか」「上司が個人の回答を見るのではないか」という不安があると、社員は回答を避けたり、無難な選択肢だけを選んだりします。
特に、少人数の部署や自由回答では、名前が表示されなくても、文章の内容から回答者を推測される可能性があります。そのため「匿名で実施しています」と伝えるだけでは十分ではありません。
- 誰が個別の回答を閲覧できるのか
- 氏名やメールアドレスを取得するのか
- 部署別集計は何人以上の場合に表示するのか
- 自由回答をどのように共有するのか
- 回答を人事評価に利用しないか
- 回答データをどのくらいの期間保存するのか
こうしたルールを事前に説明し、実際の運用でも守ることが重要です。
社員が安心して意見を伝えられない場合は、サーベイの仕組みだけでなく、日常の職場環境にも課題があるかもしれません。
関連記事：心理的安全性が高い職場の特徴とは？4つの要素と高めるための具体策
質問数が多く、回答に時間がかかる
多くの情報を集めようとして質問を増やしすぎると、回答者の負担が大きくなります。設問数が多いだけでなく、似た質問が続く、長い文章を読まなければ回答できない、自由記述が多いといった設計も途中離脱の原因になります。
適切な質問数は、サーベイの目的や実施頻度によって異なります。毎月実施するパルスサーベイと、年に一度の詳細な組織調査を、同じ質問数にする必要はありません。
設問数だけで判断せず、実際に回答にかかる時間を確認しましょう。試験運用を行い、想定より時間がかかる場合は、今回の意思決定に使わない質問を外します。
実施頻度が目的に合っていない
サーベイは、回数を増やせば効果が高まるものではありません。前回の集計や改善が終わっていないうちに次の調査を行うと、社員は「また同じことを聞かれている」と感じます。
一方で、調査の間隔が空きすぎると、組織の変化を捉えにくくなります。大切なのは、サーベイの目的に合わせて頻度を決めることです。
- 詳細な組織サーベイ：幅広い組織課題を把握するため、半年から年1回程度を検討する
- パルスサーベイ：特定項目の変化を追うため、少数の質問で週次や月次に実施する
- 施策後の確認：制度変更や組織再編など、効果を確認したい時期に合わせて実施する
毎月実施すること自体が問題なのではありません。質問数や回答負担、結果を活用できる体制が実施頻度に合っているかを確認しましょう。
回答する時間が確保されていない
回答率が低い理由を社員の意欲だけに求めてはいけません。日々の業務が忙しく、回答する時間を確保できないケースもあります。
「任意だから空いた時間に回答してほしい」と案内しても、業務の優先順位が高い状態では後回しになりがちです。回答を求めるのであれば、業務時間内に回答してよいことを明確に伝え、必要に応じて朝礼や会議後に時間を設けます。
パソコンを日常的に使わない社員が多い職場では、スマートフォンから回答できるか、共有端末を用意できるかといった回答環境も確認が必要です。
実施目的が社員に伝わっていない
何のために回答するのか分からなければ、社員にとって組織サーベイは「人事から依頼されたアンケート」にしか見えません。
実施前には、調査の目的と回答結果の使い方を具体的に説明しましょう。
- 現在の組織課題を把握するため
- 人事制度の見直しに活用するため
- 前回実施した施策の効果を確認するため
- 部署ごとのマネジメント改善に活用するため
「今後の組織づくりに活用します」といった抽象的な説明だけでなく、回答がどの意思決定につながるのかを伝えることが大切です。
回答率が下がったときに確認したいポイント
回答率が低下したからといって、すぐに質問数を減らしたり、実施頻度を変えたりする必要はありません。まずは、どこで回答が止まっているのかを確認します。
前回からどのくらい下がったか
今回の回答率だけを見るのではなく、過去からの推移を確認します。継続的に少しずつ下がっているのか、今回だけ急に下がったのかで、考えられる原因は異なります。
急激に下がった場合は、実施時期、回答期限、周知方法、質問内容、社内で起きた出来事などに変化がなかったかを振り返りましょう。
特定の部署や雇用形態だけ下がっていないか
全社平均だけでは、回答率が低い層を見落とすことがあります。個人を特定しない範囲で、部署、職種、雇用形態、勤続年数などの違いを確認します。
特定の部署だけ低い場合は、その部署の業務量や管理職からの案内方法、心理的安全性に問題がある可能性があります。
回答開始率と完了率のどちらが低いか
案内を見ても回答画面を開いていないのか、回答を始めたものの途中で離脱しているのかによって、改善策は変わります。
- 回答画面が開かれていない：目的の周知、案内方法、回答期限、信頼関係を確認する
- 途中離脱が多い：質問数、質問文、操作性、回答時間を確認する
- 自由回答だけ少ない：入力負担や匿名性への不安を確認する
単に「回答率が低い」と捉えるのではなく、回答までのどこに障害があるのかを切り分けましょう。
組織サーベイの回答率を高める7つの改善方法
実施前に目的と利用方法を説明する
サーベイを配信する前に、なぜ実施するのか、誰が結果を見るのか、結果を何に使うのかを説明します。
前回からの継続調査であれば、前回の回答をもとに実施したことも合わせて伝えましょう。「前回の回答が実際に使われた」と分かれば、次回も回答する理由が生まれます。
質問を目的に合わせて絞る
質問を減らすときは、単純に設問数だけを削るのではなく「この回答を受けて、会社は何を判断するのか」を確認します。
回答後の使い道を説明できない質問は、削除を検討します。似た意味の質問が重複している場合も整理しましょう。
定点観測には選択式の質問、数字だけでは理由が分からない項目には自由回答を組み合わせるなど、質問形式を使い分けることも大切です。
回答しやすい環境を整える
回答期限を伝えるだけでなく、業務時間内に回答できることを案内します。必要であれば、会議や朝礼の後に回答時間を確保します。
また、スマートフォンでの表示、ページの読み込み速度、選択肢の押しやすさなども確認しましょう。回答者のIT環境に合っていないツールでは、内容以前に回答しづらさが生まれます。
匿名性とデータ管理のルールを明示する
匿名で実施する場合は「匿名です」と伝えるだけでなく、個人回答を閲覧できない仕組みを説明します。記名式の場合は、匿名であるかのような案内をせず、閲覧者と利用目的を正確に伝えます。
特に自由回答は、原文のまま共有すると回答者を推測されることがあります。必要に応じて内容を要約し、個人を特定できる情報を除いて共有しましょう。
リマインドの内容を工夫する
未回答者へのリマインドは有効ですが「まだ回答していないので回答してください」と繰り返すだけでは、負担に感じられることがあります。
リマインドには、次の情報を簡潔に記載します。
- 回答期限
- 回答にかかる時間
- 実施目的
- 回答結果の利用方法
- 回答ページへのリンク
個人別に回答状況を確認できない匿名調査では、全員へ一斉に案内していることも明記すると、不安を減らせます。
集計結果と対応方針を早めに共有する
結果の共有は、分析レポートが完成するまで待つ必要はありません。詳細な分析に時間がかかる場合でも、まずは回答へのお礼、回答率、主な傾向、今後の共有予定を伝えます。
その後、次の内容を整理して報告しましょう。
- サーベイから分かったこと
- 優先して改善する課題
- すぐには対応できない課題
- 改善策の担当者と実施時期
- 進捗を報告する時期
すべての課題を一度に解決することより、会社が回答を受け止め、次の行動を示すことが重要です。
改善の進捗を継続して伝える
結果共有時に改善策を発表しても、その後の報告がなければ、社員には実行されたかどうか分かりません。
例えば「前回要望の多かった1on1の進め方を見直した」「管理職向けの研修を実施した」「会議の運用を変更した」など、実施した内容を定期的に伝えます。
まだ成果が出ていない場合も、現在どこまで進んでいるかを報告しましょう。改善の過程が見えることで、社員は自分たちの回答が組織づくりに使われていると実感できます。
回答率だけでなく回答の質も確認する
回答率が高ければ、組織の状態を正しく把握できるとは限りません。
回答を事実上強制した結果、社員がすべて同じ評価を選んでいる場合や、早く終わらせるために内容を読まずに回答している場合は、回答率が高くても十分な情報を得られません。
次のような状態がないか確認しましょう。
- 極端に短い時間で回答されている
- すべての質問に同じ選択肢が選ばれている
- 自由回答がほとんど記入されていない
- 毎回ほぼ同じ結果だが、現場の実感と合っていない
- 会社に配慮した無難な回答ばかりになっている
回答率を上げることだけを目標にすると、催促を増やすことが中心になりがちです。本来見るべきなのは、社員が安心して考えを伝えられ、会社が意思決定に使える回答が集まっているかです。
サーベイ結果を組織改善につなげる進め方
組織サーベイは、社員の満足度を測って終わるものではありません。結果から課題を見つけ、改善し、その後の変化を確認するところまでが一つの流れです。
課題を整理する
全体スコアだけでなく、過去からの変化や項目同士の関係を確認します。数字が低い項目をすべて課題とするのではなく、会社が目指す組織の状態と照らして、優先して見る項目を決めます。
優先順位を決める
課題が複数ある場合は、影響度、緊急度、改善可能性、影響を受ける社員の範囲などから優先順位を決めます。
すぐに改善できる課題だけを選ぶと、人事評価や管理職のマネジメントなど、重要だが時間のかかる問題が後回しになることがあります。短期的に改善する課題と、中長期で取り組む課題を分けるとよいでしょう。
担当者と期限を決める
「コミュニケーションを改善する」「働きやすい職場をつくる」といった方針だけでは、行動につながりません。
誰が、いつまでに、何をするのかを決めます。改善後にどのような状態になれば前進と判断するのかも、可能な範囲で設定しましょう。
日常の対話でも状況を確認する
サーベイだけでは、回答の背景まで把握できないことがあります。必要に応じて1on1や部署単位の対話を行い、なぜその結果になったのかを確認します。
ただし、サーベイの回答者を特定するような聞き方は避けなければなりません。個人の回答を追及するのではなく、職場で起きている事実や業務上の困りごとを確認します。
関連記事：1on1ミーティングは意味ない？やめる前に確認したい5つの原因と改善策
次回のサーベイで変化を確認する
改善策を実施した後は、対象となる項目がどのように変化したかを確認します。スコアが上がらなかった場合も、すぐに施策が失敗したと判断せず、実施状況や回答者の変化、改善に必要な期間を見直します。
サーベイの結果、実施した改善策、日常の1on1で得られた情報を別々に管理していると、変化を追いにくくなります。
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組織サーベイに関するよくある質問
組織サーベイの回答率は何％あればよいですか？
組織の規模、雇用形態、回答方法、匿名性、実施頻度などによって条件が異なるため、一律に「何％以上なら問題ない」とは判断できません。
現在の回答率だけでなく、前回からの推移や部署別の差、途中離脱の有無を確認することが大切です。また、回答率が高くても形式的な回答が増えていれば、組織の実態を正しく把握できない可能性があります。
サーベイへの回答を社員に強制してもよいですか？
回答を業務として求めること自体は考えられますが、強く回答を迫ると、本音ではなく会社が望んでいると思われる回答が増える可能性があります。
回答率を上げることだけを目的にせず、実施目的、回答データの扱い、回答後の改善方法を説明し、社員が納得して回答できる状態をつくることが重要です。
未回答者へのリマインドは何回行うべきですか？
適切な回数は回答期間によって異なりますが、配信直後から何度も催促するのは避けたほうがよいでしょう。回答期間の中間と期限前など、必要なタイミングに絞ります。
回答にかかる時間や実施目的を添えると、単なる催促ではなく、回答判断に必要な情報を伝えられます。
少人数の会社でも匿名で実施できますか？
氏名を取得しない設定にはできますが、少人数の会社では、部署や役職、自由回答の内容から回答者を推測される可能性があります。
属性別の集計を細かくしすぎない、一定人数未満では集計結果を表示しない、自由回答をそのまま共有しないなどの配慮が必要です。完全な匿名性を担保できない場合は、その点も含めて正確に説明しましょう。
月次サーベイはやめたほうがよいですか？
月次での実施が適しているかは、目的と質問数によって異なります。少数の質問で特定項目の変化を追うパルスサーベイであれば、月次でも運用できる場合があります。
一方、質問数の多い組織サーベイを毎月行い、結果共有や改善が追いついていない場合は、頻度を見直したほうがよいでしょう。
回答率が高いのに本音が集まらないのはなぜですか？
上司から回答を強く求められている、匿名性を信じられない、否定的な意見を書くと不利益があると感じている、といった可能性があります。
選択式の回答率だけでなく、自由回答の内容や日常の会議、1on1で率直な意見が出ているかも確認しましょう。
まとめ
組織サーベイの回答率が下がる背景には、結果が共有されていない、改善につながっていない、匿名性に不安がある、質問数が多い、実施頻度が合っていないなど、さまざまな原因があります。
回答率を高めるために、リマインドを増やすだけでは根本的な解決になりません。まずは、回答開始前と途中離脱のどちらに問題があるのか、特定の部署や属性に偏りがないかを確認しましょう。
社員が次回も回答しようと思えるかどうかは、会社が前回の回答にどう向き合ったかで決まります。結果を共有し、優先する課題を決め、実施した改善策とその後の変化を伝えることが大切です。
株式会社Tsumuguでは、組織サーベイの設計や分析、人事データの活用、1on1の運用など、企業ごとの組織課題に合わせた支援を行っています。
