採用業務を兼任していると、応募者への連絡や面接の日程調整だけで一日が過ぎることがあります。入社後の人材育成も気になるものの、上司が面談を実施しているか、そこで決めたことが仕事に生かされているかまでは確認しきれない。中小企業では、こうした悩みもあるでしょう。
採用と人材育成を仕組み化するには、最初からシステムを導入したり、すべての仕事をマニュアル化したりする必要はありません。誰が対応するか、何を記録するか、いつ見直すかを決め、負担の大きい業務から整えていく方法があります。
この記事では、人事を兼任する担当者が少人数でも続けやすい三つの実務を紹介します。応募者対応、上司による1on1、採用から入社後までの情報管理を、具体的な運用例とともに見ていきます。
採用・人材育成の仕組み化では、担当者と手順をそろえる
人事業務の仕組み化というと、自動化ツールや人事システムの導入を思い浮かべるかもしれません。しかし、応募通知を見る人が決まっていなかったり、面談の記録が上司の手元にしかなかったりすれば、ツールを入れても対応の漏れや確認の手間は残ります。
まずそろえたいのは、次の四つです。
- 担当者：誰が対応し、不在時は誰が代わるか
- 手順：どの順番で進め、どこで判断するか
- 記録：次の担当者が何を確認できるようにするか
- 見直し：いつ、誰が運用上の問題を確認するか
例えば応募者への返信メールをひな形にしても、応募通知を確認する人が決まっていなければ連絡漏れは防げません。1on1の質問項目をそろえても、面談後に決めた行動を誰も確認しなければ、育成の取り組みとして続きにくくなります。
採用する人を決めたり、社員に必要な経験を考えたりするのは、会社や現場の責任者の仕事です。仕組み化では、そうした判断に必要な情報を集め、次の行動につなげる手順を整えます。
最初に着手する業務は、頻度と影響で選ぶ
採用、育成、評価、労務を一度に整えようとすると、準備だけで時間がなくなります。まずは直近１か月の業務を書き出し、発生回数、１回あたりの所要時間、対応が遅れたり間違ったりした場合の影響を確認してください。
例えば、従業員30人で人事を兼任する担当者が１人いる会社を考えてみます。応募が毎週届き、担当者がその都度メールを書いているなら、まず応募者対応の手順を整える。
一方、採用を休止していて、入社した社員への面談が滞っているなら、上司による1on1の運用を先に見直すほうがよいでしょう。
これは運用を考えるための例です。実際の優先順位は、自社で今起きている問題に合わせて決めます。
所要時間だけで判断しないことも大切です。個人情報の誤送信や選考結果の連絡漏れは、発生頻度が低くても影響が大きい業務です。こうした業務では、時間の短縮よりも確認手順をそろえることを優先してください。
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ポイント1｜応募者対応の手順と文面をそろえる
採用業務では、応募が来るたびに返信文を考えることも負担です。ただ、それ以上に「誰が応募を確認し、次に誰が対応するか」が曖昧だと、連絡漏れや引き継ぎの遅れが起こります。
このポイントで整えるものは、応募受付から選考結果の連絡までの担当者と手順です。運用を始めた後は、連絡漏れがないか、応募者から同じ質問が繰り返し届いていないかを確認します。
応募受付から結果連絡まで、担当者を決める
最低限、次の流れを共有しておくと、担当者が休んだ日にも状況を引き継ぎやすくなります。
- 応募通知を確認する担当者と、不在時の代行者を決める。
- 応募受付の連絡を送り、次の選考手順と連絡時期を伝える。
- 面接日程を調整し、確定した日時と場所・実施方法を案内する。
- 選考状況、最終連絡日、次に対応する人を記録する。
- 選考結果を連絡し、対応を完了した日を記録する。
応募者への受付メールには、応募のお礼、今後の流れ、次の連絡時期、問い合わせ先があれば十分です。連絡期限は、会社の営業時間と担当体制で守れるものにします。「24時間以内」と決めても、休日や担当者の不在時に対応できなければ運用は続きません。
メールのひな形には、送信前の確認項目も付ける
文面を共通化しても、宛名や応募職種、面接日時を間違えると応募者を混乱させます。ひな形には、送信前に氏名、応募職種、日程、送信先を確認する欄を付けておくと使いやすくなります。
不採用の連絡についても、文面だけでなく、誰がいつ送るかを決めておきます。面接官が選考結果を人事担当者へ伝える期限が決まっていなければ、人事側で連絡日を管理していても対応が止まってしまうためです。
運用後は、応募者から寄せられた質問も見直します。面接場所や持ち物を何度も聞かれるなら、案内メールだけでなく、求人票や採用ページにも説明を加えましょう。
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ポイント2｜上司による1on1を人材育成につなげる
人材育成の面談まで兼任の人事担当者がすべて引き受けると、社員が増えるほど続けにくくなります。日頃の仕事を見ている上司が面談を行い、人事は面談の目的や記録方法を整える。役割を分けたほうが、現場での指導にもつながります。
このポイントで整えるものは、面談前の準備、面談後の行動、次回の確認方法です。面談回数だけでなく、そこで決めたことが仕事の中で試されたかを見ます。
面談前に、本人が話したいことを確認する
上司が「最近どう？」と聞くだけでは、仕事の進捗報告で時間が終わることがあります。面談前に、本人に次のようなことを考えてきてもらうと、相談から始めやすくなります。
- 今取り組んでいる仕事で、うまく進んでいること
- 仕事を進めるうえで困っていること
- 次に身につけたい知識や経験
- 上司に相談したいこと、支援してほしいこと
これらは話題の候補です。毎回すべてを聞く必要はありません。本人が相談したい内容があれば、そちらを優先してください。
面談で見つかった課題を、次の仕事に結び付ける
例えば「営業資料の説明に自信がない」という相談があったなら、資料の作り方を教えるだけで終わらせず、次の商談で説明の一部を本人に任せる方法があります。上司は商談後に、伝わった点と改善できる点を一緒に振り返ります。
必要な知識が不足しているなら研修や学習の機会を設ける。経験が足りないなら、任せる仕事の範囲を調整する。面談で分かった課題に応じて、次の行動を変えることが人材育成の仕組みになります。
面談の記録には、相談内容の全文ではなく、本人と上司が合意した行動、上司が支援すること、次回確認することを残します。次回の面談では、行動を試せたか、どこで困ったかを確かめましょう。
面談では、仕事以外の私的な相談を受けることもあります。本人に記録の目的と共有範囲を伝え、閲覧できる人を必要な範囲に限ってください。
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ポイント3｜採用から入社後まで、必要な情報を更新できる形で残す
応募者の情報は採用担当者のメールにあり、入社後の面談記録は上司の手元にしかない。これでは担当者が変わるたびに、採用や育成の経緯を確認し直すことになります。
このポイントで整えるものは、目的に合った記録項目と更新の担当者です。項目の多い社員データベースを作ることを目標にせず、必要なときに情報を取り出せるかを確認します。
確認したいことから、記録項目を決める
例えば、採用経路ごとの定着状況を見たいなら、社員を識別するための情報、入社日、採用経路、退職した場合の退職日などが必要です。採用経路だけを記録しても、その後どのくらい働いているかは分かりません。
1on1が予定どおり行われているか確認したいなら、実施日と次回予定日を記録します。育成上の取り組みまで追うなら、本人と上司が合意した次の行動も必要です。
情報を集める前に「何を確認したいか」を決めておけば、使わない項目を増やさずに済みます。
入力担当と更新のタイミングを決める
表を作っても、誰も更新しなければ判断に使えません。入社時に人事が基本情報を登録し、面談後に上司が実施日と次の行動を記録するなど、入力担当と更新のタイミングを決めておきます。
月に一度、未入力の欄や古い記録がないかを確認しましょう。その際は項目を増やすことよりも、採用担当者や上司が必要な情報を探せるかを見ることが大切です。
履歴書や面談内容には個人情報が含まれます。共有フォルダや表計算ソフトを使う場合も、保存場所と閲覧権限を決め、詳しい面談内容まで全員が見られる一覧表にまとめないようにしてください。
関連記事：人事データ化とは？中小企業が採用・定着を数字で判断する進め方
導入例｜人事兼任の会社なら、１か月に一つずつ整える
ここまでの三つを、一度に始める必要はありません。従業員30人で人事を兼任する担当者が１人いる会社なら、例えば次のように進められます。以下は実績ではなく、導入を考えるための運用例です。
- １か月目：応募者対応の担当者と代行者を決め、受付・日程調整・結果連絡のひな形を作る。
- ２か月目：現場の上司と1on1の目的を共有し、面談後に「次に試す行動」を残す。
- ３か月目：採用経路、入社日、面談実施日など、確認したいことに必要な情報を整理する。
毎月末には、新しく決めた手順が使われているかを確かめます。運用が難しい箇所があれば、項目や手順を減らしても構いません。担当者が続けられる形に直すことが重要です。
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仕組みを作った後は、月に一度運用を見直す
ひな形や記録項目は、作成しただけでは改善につながりません。月に一度、兼任の人事担当者と現場の上司で、連絡漏れ、面談後の行動の実施状況、記録の未更新を確認しましょう。問題が見つかったら、手順を一つ直して翌月の運用で確かめます。
- 応募者対応：決めた時期までに連絡できたか。対応が止まったのはどこか。
- 1on1：前回決めた行動を試せたか。上司の支援はできたか。
- 情報管理：必要な情報を探せたか。更新されていない項目はないか。
応募数や面談回数だけで、採用・育成の良し悪しを判断することはできません。数字とあわせて、応募者や社員への対応が実際にどう進んだかを確認してください。
表計算ソフトや共有フォルダで続けられる会社もあります。一方、記録の転記や閲覧権限の管理が負担になってきたら、人事システムの利用を検討する段階です。ツールを選ぶ前に、現在の運用のどこに手間がかかっているかを明らかにしておくと判断しやすくなります。
まとめ｜まず一つの業務から、人事兼任でも回る形にする
人事を兼任する会社で採用・人材育成を仕組み化するなら、まず負担や影響の大きい業務を一つ選びましょう。
応募者対応の担当者と手順をそろえる。上司による1on1を、次の仕事で試す行動につなげる。採用から入社後まで必要な情報を更新する。自社の課題に合うところから始めれば、無理なく運用を見直せます。
業務名／担当者／月の発生回数／１回にかかる時間／対応が滞ったときの影響。まず５～10件ほど書き出し、今月改善する業務を一つ選びます。